Zo organiseer je een fotozoektocht die soepel verloopt

Een fotozoektocht staat of valt met een route die je vooraf zelf hebt gelopen. Leg eerst start- en finishlocatie, fotoposten en spelregels vast; regel daarna teams, opdrachten en materiaal. Plan minstens één praktijktest voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je ontdekt of opdrachten duidelijk zijn en de route binnen de beschikbare tijd past. Denk ook vroeg aan regen, scoreverwerking en een veilige plek voor registratie en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Route vooraf wandelen
2 personen
4
Fotolocaties selecteren
2 personen
5
Foto-opdrachten schrijven
2 personen
6
Spelregels opstellen
7
Teamsamenstelling bepalen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Opdrachten afdrukken
14
Scorekaarten afdrukken
15
Teams en nummers voorbereiden
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Routepijlen en posten maken
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Start- en finishterrein opbouwen
4 personen
22
Routepijlen ophangen
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Briefing voor begeleiders geven
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Teams registreren
2 personen
27
Spelregels uitleggen
2 personen
28
Foto-opdrachten uitdelen
2 personen
29
Teams laten vertrekken
2 personen
30
Routepost bemannen
3 personen
31
Veiligheid langs de route controleren
2 personen
32
Tussentijdse vragen beantwoorden
33
Dranken en hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Foto's en scorekaarten innemen
2 personen
36
Scores controleren
2 personen
37
Winnaars bekendmaken
38
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Routepijlen verwijderen
2 personen
41
Terrein afbreken
4 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Terrein schoonmaken
3 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Scoremateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Statafelsaantal 4

Spelmateriaal

Waterdichte routeposthoezenaantal 12
Routepostbordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Teamhesjesaantal 12
Prijzenaantal 3

Apparatuur

Tablet voor scoreverwerking
Powerbanksaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Draagbare telefoonladersaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Reflecterende armbandenaantal 20
EHBO-set

Papierwaren

Klembordenaantal 12
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Plakbandrollenaantal 6
Schaaraantal 4
Touwrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige route minimaal één keer vooraf en noteer per fotolocatie de looptijd, zichtbaarheid en mogelijke omleidingen. Reken daarna extra tijd voor teams die een opdracht opnieuw moeten uitvoeren.
Maak per team een nummer, teamhesje, scorekaart en set opdrachten klaar. Leg alle geprinte documenten in aparte enveloppen; zo blijft de registratie bij de start onder controle.
Zet opdrachten en routeposten uiterlijk de dag vóór het evenement klaar. Gebruik waterdichte hoezen voor posten buiten en neem extra exemplaren mee voor beschadigde of verloren papieren.
Test de scoreverwerking vóór de deelnemers arriveren, vooral als je een tablet gebruikt. Laad tablet, powerbanks en telefoonladers volledig op en houd een papieren scorekaart als back-up bij de hand.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Regel een partytent of andere beschutte plek voor registratie, en zet dranken, hapjes en bekers pas klaar nadat de startopbouw staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fotozoektocht?: Plan meestal 90 tot 150 minuten voor het spel zelf, afhankelijk van de route en het aantal opdrachten. Voeg 30 minuten toe voor ontvangst en briefing en nog 30 minuten voor de finish en scoreverwerking.
Hoeveel foto-opdrachten geef je per team?: Begin met ongeveer 10 tot 15 opdrachten voor een zoektocht van twee uur. Test alle opdrachten vooraf; als één opdracht langer dan 10 minuten duurt, verkort je de route of verminder je het aantal opdrachten.
Wanneer moet je een fotozoektocht organiseren en voorbereiden?: Leg route, startlocatie en fotolocaties idealiter 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken van tevoren en druk deelnemerslijsten, opdrachten en scorekaarten pas af nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
Wat doe je bij regen tijdens een fotozoektocht?: Controleer de weersverwachting 24 uur en 2 uur voor de start. Zorg voor waterdichte routeposthoezen, een beschutte registratieplek en een duidelijke wijziging of afgelasting uiterlijk 3 uur vóór aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.