Speurtocht organiseren: complete checklist

Een speurtocht loopt soepel als route, opdrachten en teams ruim vooraf vaststaan. Reserveer eerst de startlocatie, kies een thema en test de volledige route voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna werk je spelregels, opdrachtpunten en routebeschrijvingen uit en verzamel je dieetwensen en aanmeldingen. In de laatste week print je alle kaarten en formulieren, maak je teamzakken klaar en controleer je het weer. Op de dag zelf richt je start, finish en opdrachtpunten in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Startlocatie reserveren
Route en thema bepalen
2 personen
Route vooraf testen
2 personen
Opdrachtpunten vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst definitief maken
Teams en teamleiders indelen
2 personen
Spelregels uitschrijven
Opdrachten en antwoorden maken
3 personen
Routebeschrijvingen uitwerken
2 personen
Materialen en drukwerk bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Opdrachten en routekaarten printen
2 personen
Teamzakken samenstellen
3 personen

Event

Locatie en route controleren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
Opdrachtpunten klaarzetten
6 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en dranktafel klaarmaken
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Spelregels en route uitleggen
2 personen
Teams laten starten
3 personen
Opdrachtpunten bemannen
6 personen
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
Aankomst en antwoorden registreren
3 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijsjes uitdelen
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Tenten, tafels en stoelen afbreken
5 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Tafelkleedklemmenaantal 24

Spelmateriaal

Teamrugzakkenaantal 10
Opdrachtmappenaantal 10
Waterdichte enveloppenaantal 40
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 6
Touwaantal 3
Balaantal 4

Papierwaren

Routekaartenaantal 50
Antwoordformulierenaantal 50
Pennenaantal 60
Stiftenaantal 24
Klembordenaantal 12
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4

Decoratie

Start- en finishbordaantal 2
Vlaggenlijnaantal 6
Pijlbordenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Apparatuur

Megafoon
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
EHBO-doos

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3

Tips

Test de route minstens één keer volledig op het tijdstip waarop de speurtocht plaatsvindt. Controleer daarbij omleidingen, onduidelijke kruisingen en plekken waar routekaarten of pijlborden nodig zijn.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf definitief en deel daarna de teams en teamleiders in. Zo kun je per team een rugzak, opdrachtmap, routekaarten, antwoordformulieren en pennen klaarzetten.
Print routekaarten, opdrachten en antwoorden niet pas op de ochtend zelf. Leg per team een complete set in een waterdichte envelop of map en neem extra printpapier, stiften, plakband en een schaar mee.
Controleer de weersverwachting twee dagen vooraf en bepaal waar partytenten komen te staan. Zet tafelkleedklemmen klaar bij wind en gebruik koelboxen om dranken koud te houden tijdens start en finish.
Plan voor de opbouw minimaal 60 minuten vóór de start. Plaats het start- en finishbord, zet opdrachtpunten klaar, controleer de route en leg reflecterende hesjes, zaklampen, powerbanks en de EHBO-doos op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurtocht organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer dan de startlocatie, bepaal de route en het thema en stuur de uitnodigingen; de route zelf test je uiterlijk 1 week voor de speurtocht.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de voorbereiding op de dag zelf?: Reken minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, partytenten, bewegwijzering en opdrachtpunten. Plan nog 15 tot 30 minuten extra als je meerdere teams en een uitgebreide finishopstelling hebt.
Wanneer moet ik de teams en teamleiders indelen?: Maak de deelnemerslijst ongeveer 1 week vooraf definitief en deel daarna de teams in. Zo heb je nog tijd om teamzakken samen te stellen en ontbrekende dieetwensen of contactgegevens na te vragen.
Wat moet ik meenemen voor een speurtocht bij slecht weer?: Neem partytenten, waterdichte enveloppen en extra routekaarten mee. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zorg daarnaast voor verlichting, reflecterende hesjes en een EHBO-doos als delen van de route donker of glad kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.