Organiser une chasse au trésor sans perdre le fil

Une chasse au trésor réussie commence par un parcours réaliste, pas par les énigmes. Définissez d’abord le thème, le point de départ et les étapes, puis testez l’itinéraire dans les mêmes conditions que les participants. Prévoyez ensuite les équipes, les dossiers de mission et les règles de sécurité. Les oublis les plus fréquents concernent les enveloppes étanches, les informations de dernière minute et le matériel de chaque équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de départ
2
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
3
Tester l’itinéraire à l’avance
2 personnes
4
Définir les points d'action
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Finaliser la liste des participants
9
Répartir les équipes et les chefs d’équipe
2 personnes
10
Rédiger le règlement
11
Préparer les questions et réponses
3 personnes
12
Élaborer les itinéraires
2 personnes
13
Commander le matériel et les imprimés
14
Vérifier les prévisions météo
15
Envoyer les dernières informations aux participants
16
Faire les courses
2 personnes
17
Imprimer les missions et les cartes d’itinéraire
2 personnes
18
Préparer les sacs d’équipe
3 personnes

Événement

19
Vérifier le lieu et l’itinéraire
3 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les tentes de fête
4 personnes
22
Installer le panneau de départ et d’arrivée
2 personnes
23
Installer les points d’activité
6 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer la table des snacks et des boissons
3 personnes
26
Briefer les bénévoles
2 personnes
27
Enregistrer les participants
3 personnes
28
Expliquer les règles du jeu et le parcours
2 personnes
29
Faire partir les équipes
3 personnes
30
Désigner du personnel aux points de mission
6 personnes
31
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
32
Enregistrer les arrivées et les réponses
3 personnes
33
Vérifier les scores
2 personnes
34
Annonce des gagnants
2 personnes
35
Distribuer les prix
2 personnes

Suivi

36
Rassembler le matériel
4 personnes
37
Démonter les tentes, les tables et les chaises
5 personnes
38
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
41
Gérer les objets trouvés
42
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Pinces à nappeqté 24

Matériel de jeu

Sacs à dos d'équipeqté 10
Dossiers de missionqté 10
Enveloppes étanchesqté 40
Cônesqté 30
Cerceauxqté 6
Cordeqté 3
Ballonqté 4

Papeterie

Cartes d'itinéraireqté 50
Formulaires de réponseqté 50
Stylosqté 60
Marqueursqté 24
Presse-papiersqté 12
Papier d’impressionqté 2
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4

Décoration

Panneau départ et arrivéeqté 2
Guirlande de fanionsqté 6
Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Équipement

Mégaphone
Batteries externesqté 4

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 8
Trousse de premiers secours

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Saladiers de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3

Conseils

Testez l’itinéraire au moins 7 jours avant la chasse, avec les missions, les cartes et le matériel prévus. Chronométrez chaque étape et retirez les points qui créent des embouteillages.
Préparez un sac par équipe 48 heures à l’avance. Ajoutez le dossier de mission, la carte, les stylos, un presse-papiers et les accessoires nécessaires aux épreuves, plutôt que de distribuer le matériel au dernier moment.
Fixez les équipes et les chefs d’équipe au plus tard 3 jours avant. Envoyez alors l’heure de rendez-vous, la durée prévue, les vêtements conseillés et le numéro à appeler en cas de problème.
Protégez les missions et les cartes dans des enveloppes étanches, même si la météo semble favorable. Gardez aussi une copie complète des itinéraires et des réponses au point de départ.
Arrivez au moins 2 heures avant le départ pour installer les tables, les panneaux, les points d’activité et les boissons. Vérifiez ensuite chaque étape à pied avant de lancer la première équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour une chasse au trésor avec plusieurs équipes et points d’action. Gardez les 7 derniers jours pour tester le parcours, confirmer les inscriptions et finaliser les missions.
Combien de temps doit durer une chasse au trésor ?: Comptez généralement 2 à 3 heures, installation et briefing exclus. Ajoutez 15 minutes au départ pour expliquer les règles et prévoyez une marge de 20 à 30 minutes pour les retards.
Quand envoyer les invitations pour une chasse au trésor ?: Envoyez les invitations 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Vous pourrez ainsi équilibrer les équipes et recueillir les besoins alimentaires à temps.
Que faut-il prévoir en cas de pluie ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Protégez les documents dans des enveloppes étanches, prévoyez des lampes ou un éclairage LED si la visibilité baisse et confirmez aux participants toute modification au moins 4 heures avant le départ.

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