Speurtocht organiseren: checklist en planning

Een speurtocht staat of valt met een route die vooraf getest is en opdrachten die per groep compleet klaarliggen. Regel eerst het thema, de start- en eindlocatie en de veiligheid van de route. Daarna volgen deelnemers, begeleiders, groepsindeling en spelmateriaal. In de laatste week draait alles om printen, lamineren, enveloppen vullen en boodschappen controleren. Deze checklist helpt je de 55 taken in de juiste volgorde af te werken, zonder op de dag zelf nog antwoorden, routekaarten of drinken te moeten zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Route op veiligheid controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelbegeleiders werven
Routebeschrijving maken
2 personen
Speurtochtopdrachten schrijven
2 personen
Bonusopdrachten uitwerken
2 personen
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
Groepsindeling voorbereiden
Spelbegeleiders instrueren
2 personen
Clues en opdrachten printen
Routekaarten printen
Opdrachten lamineren
2 personen
Enveloppen per groep vullen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen bestellen
Prijzen voor winnaars regelen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groepspakketten inpakken
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatieve route klaarleggen
2 personen

Event

Locatie en route opbouwen
4 personen
Start- en eindpunt markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
Groepspakketten klaarleggen
2 personen
Spelbegeleiders briefen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Teams indelen
2 personen
Spelregels uitleggen
Speurtocht laten starten
3 personen
Routeposten controleren
3 personen
Deelnemers bij aankomst ontvangen
2 personen
Antwoorden en scores innemen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Vrije borrel begeleiden
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routeposten verwijderen
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 3
Partytentenaantal 2

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 50
Opdrachtkaartenaantal 60
Antwoordformulierenaantal 50
Enveloppenaantal 60
Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Pionnenaantal 30
Pijlbordjesaantal 20
Laminatiehoezenaantal 80
Pennenaantal 60
Potlodenaantal 30
Notitieblokkenaantal 12
Teamhesjesaantal 48
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Megafoon
Portabele luidspreker
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Soeplepelsaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Teamstickersaantal 60

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Eerste hulp kit

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal één keer volledig op veiligheid en looptijd voordat je de routekaarten print. Let vooral op kruisingen, onduidelijke afslagen en plekken waar groepen elkaar kunnen hinderen.
Maak per groep één compleet pakket met routekaart, opdrachtkaarten, antwoordformulier, pennen, klembord en eventuele teamhesjes. Vul de enveloppen uiterlijk de dag vóór de speurtocht, zodat ontbrekende spullen nog opvallen.
Instrueer spelbegeleiders met de antwoorden, puntentelling en bonusopdrachten bij de hand. Plan hiervoor minstens 30 minuten vóór de start, inclusief uitleg over tijdregistratie en wat te doen bij een onveilige situatie.
Print reserve-exemplaren van routekaarten, opdrachten en antwoordformulieren en lamineer materiaal dat buiten gebruikt wordt. Reken bij buitenlocaties op extra bescherming tegen regen en neem powerbanks mee voor telefoons of andere apparatuur.
Plan de boodschappen en koude dranken niet als laatste losse klus. Bestel of haal ze uiterlijk één dag vooraf op, zet drank koud en controleer vóór vertrek of buffettafels, bekers, borden, bestek en serveermateriaal compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurtocht organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met thema, route en start- en eindlocatie. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen, groepen en begeleiders te verwerken.
Hoeveel tijd kost een speurtocht voorbereiden?: Reken voor een volledige voorbereiding op ongeveer 8 tot 12 uur, verdeeld over meerdere momenten. Het schrijven van opdrachten, testen van de route, printen en vullen van groepsenveloppen nemen samen meestal de meeste tijd.
Wat moet er per groep in een speurtochtpakket?: Maak minimaal één pakket per groep met een routekaart, opdrachtkaarten, antwoordformulier, pennen of potloden en een klembord. Voeg teamhesjes, enveloppen en een stopwatch toe als die bij jouw spelopzet nodig zijn.
Wanneer moet ik de route van een speurtocht testen?: Test de volledige route uiterlijk 1 tot 2 weken vóór de speurtocht en controleer haar kort opnieuw op de dag zelf. Kijk dan ook naar wegwerkzaamheden, afgesloten paden en onduidelijke pijlbordjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.