Babyshower organiseren: checklist en planning
Een babyshower vraagt vooral om een duidelijke volgorde: eerst datum, locatie en gasten, daarna eten, activiteiten en aankleding. Verzamel dieetwensen en cadeauafspraken voordat je bestelt, zodat je op de dag zelf niet hoeft bij te sturen. Plan ook de praktische inrichting: waar komen de cadeaus, het buffet, de dranktafel en de spellen? Met deze checklist houd je 43 taken en 49 benodigdheden overzichtelijk bij, van uitnodiging tot koffie en thee.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Thema en kleuren kiezen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cadeauafspraken maken
2 personen
Spellen en quiz kiezen
2 personen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Taart bestellen
Bloemen bestellen
Spelmaterialen voorbereiden
2 personen
Cadeautafel plannen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cadeaus en spelprijzen klaarzetten
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffet en dranktafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemen en tafeldecoratie plaatsen
2 personen
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Event
Ontvangst van gasten verzorgen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes presenteren
2 personen
Babyshowerquiz begeleiden
Spelronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Cadeaus begeleiden
Taart aansnijden en serveren
2 personen
Warme hapjes serveren
2 personen
Groepsfoto maken
Afscheid en cadeaus meegeven
2 personen
Nazorg
Eten en afval verzamelen
2 personen
Versiering afhalen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Decoratie en materialen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 5
- Stoelenaantal 24
- Cadeautafel
- Buffettafel
- Garderoberek
Servies
- Dinerbordenaantal 24
- Gebaksbordenaantal 24
- Koffiekopjesaantal 24
- Waterglazenaantal 30
- Wijnglazenaantal 24
- Vorkenaantal 30
- Messenaantal 30
- Lepelsaantal 30
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerschalen met dekselaantal 4
- Taartmes en taartschep
- Thermoskannenaantal 3
Apparatuur
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Koelboxenaantal 2
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 60
- Ballonnenboog
- Slingersaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Servettenhoudersaantal 4
- Vazenaantal 4
- Fotowand
- Welkomstbord
- Cadeaukaartjesaantal 30
- Cadeautasjesaantal 24
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 3
- Ledkaarsenaantal 12
Spelmateriaal
- Quizkaartenaantal 24
- Pennenaantal 30
- Antwoordformulierenaantal 30
- Babyfoto-kaartenaantal 24
- Prijsjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Emmersaantal 2
- Sponzenaantal 4
- Theedoekenaantal 8
- Handdoekenaantal 4
- Handzeepaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en vraag om aanmelding, dieetwensen en eventuele verhinderingen. Zo kun je de cateringhoeveelheden en het aantal stoelen tijdig vastleggen.
- Plan de cadeauafspraken minstens 2 weken vooraf. Spreek af of er één gezamenlijk cadeau komt en reserveer een aparte cadeautafel, zodat cadeaus niet tussen het buffet en de spelmaterialen belanden.
- Bestel de taart en bloemen zodra de datum en het verwachte aantal gasten vaststaan, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Regel voor de taart ook een taartmes, taartschep en gebaksborden.
- Maak de spelmaterialen en eventuele spelprijzen minimaal 2 dagen vooraf compleet. Leg ze op de dag zelf op één vaste plek klaar, samen met pen en papier, zodat het programma niet stilvalt.
- Zet tafels, stoelen, buffettafel en cadeautafel eerst neer en hang daarna de versiering op. Koel dranken enkele uren vooraf en bereid koffie en thee pas vlak voor aankomst met thermoskannen, een koffiezetapparaat en een waterkoker.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een babyshower organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, gastenlijst en thema. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de babyshower, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Hoeveel eten heb je nodig voor een babyshower?
- Reken voor een middag met hapjes op ongeveer 6 tot 8 hapjes per persoon, naast taart en drank. Tel per gast minstens 2 glazen water of frisdrank en houd extra porties achter de hand voor onverwachte aanmeldingen.
- Wanneer moet je de taart voor een babyshower bestellen?
- Bestel de taart 2 tot 3 weken vooraf, zodra het aantal gasten redelijk vaststaat. Controleer uiterlijk 3 dagen van tevoren de ophaal- of bezorgtijd en leg taartmes, taartschep en gebaksborden klaar.
- Wanneer zet je de versiering voor een babyshower op?
- Hang ballonnen, slingers en een ballonnenboog op de dag zelf 2 tot 3 uur voor aanvang op. Zet tafelkleden, bloemen en tafeldecoratie daarna neer, zodat de inrichting niet beschadigt tijdens het opbouwen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!