Checklist para organizar una búsqueda del tesoro

Una búsqueda del tesoro necesita más preparación que esconder unas pistas. Hay que cerrar una ruta segura, coordinar las ubicaciones de salida y llegada, formar los equipos y preparar cada sobre con sus pruebas. También conviene dejar listas las respuestas, la puntuación y las instrucciones para los monitores. Esta checklist reúne las tareas y materiales para que puedas avanzar en orden y llegar al día del juego sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir ruta y tema
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Reservar la ubicación final
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar monitores de juego
Hacer indicaciones de ruta
2 personas
Escribir las pruebas de la búsqueda del tesoro
2 personas
Desarrollar tareas extra
2 personas
Preparar respuestas y puntuación
2 personas
Preparar la distribución de grupos
Instruir a los monitores de juego
2 personas
Imprimir pistas y tareas
Imprimir mapas de ruta
Laminado de encargos
2 personas
Llenar sobres por grupo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Pedir la compra
Organizar los premios para los ganadores
Reunir los materiales
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Empaquetar paquetes de grupo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar ruta alternativa
2 personas

Evento

Montar la ubicación y la ruta
4 personas
Marcar el punto de salida y llegada
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
Preparar los paquetes de grupo
2 personas
Informar a los monitores de juegos
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Asignar equipos
2 personas
Explicar las reglas del juego
Poner en marcha la búsqueda del tesoro
3 personas
Comprobar los puestos de ruta
3 personas
Recibir a los participantes a su llegada
2 personas
Recoger respuestas y puntuaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el bufé
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Anunciar a los ganadores
Coordinar el cóctel informal
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas

Seguimiento

Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los puestos de ruta
3 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 48
Mesas de buffetcant. 3
Carpas de fiestacant. 2

Material de juego

Mapas de rutacant. 50
Cartas de tareascant. 60
Hojas de respuestacant. 50
Sobrescant. 60
Portapapelescant. 12
Cronómetroscant. 6
Conoscant. 30
Carteles de flechascant. 20
Fundas de plastificacióncant. 80
Bolígrafoscant. 60
Lápicescant. 30
Bloc de notascant. 12
Petos de equipocant. 48
Premioscant. 6

Equipo

Megáfono
Altavoz portátil
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 2
Regletascant. 2
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 60
Cubiertos reutilizablescant. 60
Cucharones para sopacant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 8

Decoración

Mantelescant. 9
Pegatinas del equipocant. 60

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 3
Esponjas de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Define la ruta completa y recórrela antes del evento: comprueba cruces, zonas peligrosas, cobertura y puntos donde colocar flechas o conos. Hazlo con tiempo suficiente para cambiar el recorrido si surge algún problema.
Prepara un sobre por grupo y revisa su contenido al menos 24 horas antes. Incluye las pistas, tareas, hojas de respuesta, mapa y material de escritura que necesitarán durante el recorrido.
Forma los equipos antes de imprimir las pruebas. Así puedes preparar los petos, repartir los sobres correctamente y entregar a los monitores una lista clara de participantes y preferencias dietéticas.
Da a cada monitor instrucciones por escrito, incluyendo horarios, respuestas, criterios de puntuación y qué hacer si un grupo se retrasa. Una sesión breve de explicación el día anterior evita decisiones distintas durante el juego.
No dejes la compra y las bebidas para el último momento: recoge la comida con margen, enfría las bebidas y prepara los paquetes de grupo antes de que lleguen los participantes. Lleva también baterías externas y cables para evitar problemas con el sonido o la comunicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar la salida y la llegada, enviar invitaciones y reclutar monitores. La ruta, las pruebas y los equipos deberían estar cerrados como mínimo 7 días antes.
¿Cuántos monitores hacen falta para una búsqueda del tesoro?: Calcula al menos 1 monitor por cada 3 o 4 equipos, además de una persona coordinadora en la salida o llegada. Añade apoyo si la ruta tiene cruces, varias ubicaciones o pruebas simultáneas.
¿Cuándo hay que imprimir y preparar las pistas?: Imprime mapas, cartas y hojas de respuesta entre 3 y 5 días antes. Plastifica las indicaciones y llena los sobres por grupo como mínimo el día anterior, para poder corregir cualquier falta de material.
¿Cuánto dura una búsqueda del tesoro?: Reserva entre 90 minutos y 2 horas para el recorrido y las pruebas, y añade unos 30 minutos para la recepción, la explicación inicial y la entrega de premios. La duración final depende de la distancia y del número de estaciones.

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