Checklist para organizar una búsqueda del tesoro
Una búsqueda del tesoro necesita bastante más que esconder pistas. Primero tendrás que reservar el punto de salida, definir una ruta que puedas probar completa y preparar las pruebas con sus respuestas. Después vienen las inscripciones, los equipos, los materiales y la información final para los participantes. Esta checklist reúne 42 tareas y 43 materiales en el orden adecuado, desde la planificación inicial hasta las bebidas frías y la mesa de aperitivos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la ubicación de salida
Definir ruta y tema
2 personas
Probar la ruta previamente
2 personas
Registrar los puntos de la tarea
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de participantes
Asignar equipos y capitanes de equipo
2 personas
Redactar las reglas del juego
Crear las actividades y respuestas
3 personas
Elaborar descripciones de ruta
2 personas
Pedir materiales e impresos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la última información a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Imprimir las tareas y las tarjetas de ruta
2 personas
Preparar las bolsas del equipo
3 personas
Evento
Comprobar el lugar y la ruta
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar el cartel de salida y meta
2 personas
Preparar los puntos de la actividad
6 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la mesa de aperitivos y bebidas
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Explicar las reglas del juego y la ruta
2 personas
Hacer que los equipos empiecen
3 personas
Atender los puntos de la actividad
6 personas
Reponer bebidas y aperitivos
2 personas
Registrar la llegada y las respuestas
3 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Repartir premios
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
4 personas
Desmontar las tiendas, mesas y sillas
5 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 50
- Pinzas para mantelescant. 24
Material de juego
- Mochilas del equipocant. 10
- Carpetas de encargocant. 10
- Sobres impermeablescant. 40
- Conoscant. 30
- Aroscant. 6
- Cuerdacant. 3
- Pelotacant. 4
Artículos de papel
- Mapas de rutacant. 50
- Hojas de respuestacant. 50
- Bolígrafoscant. 60
- Rotuladorescant. 24
- Portapapelescant. 12
- Papel de impresióncant. 2
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
Decoración
- Cartel de salida y metacant. 2
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Carteles direccionalescant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Equipo
- Megáfono
- Baterías externascant. 4
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 12
- Linternascant. 8
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Compras
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platos reutilizablescant. 60
- Cubiertos reutilizablescant. 60
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuencos de serviciocant. 8
- Cucharones de servircant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
Consejos
- Prueba la ruta completa antes de enviar las invitaciones. Calcula el tiempo real entre puntos, comprueba que las pistas se entienden y prepara una alternativa si una zona queda cerrada o resulta difícil de localizar.
- Cierra la lista de participantes antes de formar los equipos. Hazlo al menos 3 días antes para asignar capitanes, recoger preferencias dietéticas y preparar una mochila y una carpeta de pruebas por equipo.
- Imprime las hojas de respuesta, los mapas y las tarjetas de ruta con margen. Ten todo listo como mínimo el día anterior y guarda las pruebas en sobres impermeables para protegerlas de la humedad.
- Envía la última información entre 24 y 48 horas antes. Incluye la hora exacta de salida, el punto de encuentro, la duración prevista, qué deben llevar y un teléfono de contacto.
- Reserva tiempo para el montaje el mismo día. Coloca las mesas, sillas, carpas y carteles antes de recibir al grupo, revisa la ruta una vez más y enfría las bebidas con al menos 3 horas de antelación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si habrá varios equipos, una ruta exterior y materiales impresos. Deja cerrados los participantes y los equipos al menos 3 días antes, y termina la impresión y las bolsas el día anterior.
- ¿Cuánto dura una búsqueda del tesoro?
- Reserva entre 2 y 3 horas para el juego, según la distancia y el número de pruebas. Añade 30 minutos para la bienvenida, explicar las reglas, formar los equipos y entregar las mochilas.
- ¿Cuántas pruebas debe tener una búsqueda del tesoro?
- Para una actividad de 2 horas, prepara entre 6 y 10 puntos de prueba. Así cada equipo tiene tiempo para desplazarse, resolver las respuestas y completar actividades con materiales como aros, conos o una pelota.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja impresos los mapas, las hojas de respuesta y las tarjetas de ruta, y prepara una bolsa por equipo con bolígrafos y materiales. También conviene comprobar el pronóstico, cargar las baterías externas y separar el botiquín, las linternas y los chalecos reflectantes.
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