Speurtocht organiseren: complete checklist
Een speurtocht staat of valt met een duidelijke route, haalbare opdrachten en goede begeleiding. Begin met het thema, de startlocatie en de veiligheid van de route; regel daarna deelnemers, teams en materialen. Print en bescherm routekaarten en opdrachtkaarten op tijd, zodat regen je voorbereiding niet inhaalt. Op de dag zelf draait alles om een overzichtelijk startpunt, goed verdeelde begeleiders en clues die al klaarliggen. Gebruik deze checklist om stap voor stap van idee naar uitvoering te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en thema bepalen
2 personen
Startlocatie bevestigen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Benodigde toestemming regelen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Teams samenstellen
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Routekaarten uitwerken
2 personen
Clues en opdrachten schrijven
2 personen
Clues en opdrachten printen
Routekaarten lamineren
Checkpointmaterialen verzamelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Noodnummers en route delen
Weersverwachting controleren
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Startpunt schoon en veilig maken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Startpunt versieren
2 personen
Checkpointmaterialen klaarzetten
3 personen
Clues langs de route plaatsen
3 personen
Verlichting langs route controleren
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams en regels uitleggen
2 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Teams gefaseerd laten starten
2 personen
Checkpoints bemannen
5 personen
Opdrachten begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
Binnenkomende teams registreren
2 personen
Antwoorden en punten controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Avondhapjes serveren
2 personen
Nazorg
Clues en routeborden ophalen
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten koelen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 4
- Stoelenaantal 12
- Partytent
- Klaptafelaantal 2
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Portofoonsaantal 6
- Megafoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 10
- Hoofdlampenaantal 12
- Batterijen AAaantal 24
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 20
- Touwaantal 3
- Hoepelsaantal 6
- Blinddoekenaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
- Waterdichte bakjesaantal 12
Papierwaren
- Routekaartenaantal 8
- Opdrachtkaartenaantal 40
- Antwoordformulierenaantal 40
- Pennenaantal 40
- Potlodenaantal 20
- Klembordenaantal 8
- Markeerstiftenaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 30
- Afzetlintaantal 4
- Vlaggenlijnaantal 3
- Ducttapeaantal 4
- Haringenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbaar bestekaantal 40
- Waterkannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
- Scharenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de route minimaal één week vooraf op gevaarlijke oversteekplaatsen, losse ondergrond en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen. Regel benodigde toestemming voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Maak teams pas nadat de aanmeldingen binnen zijn en controleer contactgegevens en dieetwensen tegelijk. Deel begeleiders zo in dat elk checkpoint en het startpunt bezet is.
- Schrijf opdrachten die binnen 5 tot 10 minuten uitvoerbaar zijn en test de routekaarten zelf. Print extra exemplaren van clues, antwoordformulieren en routekaarten voor verlies of regen.
- Lamineer routekaarten en gebruik waterdichte bakjes voor materiaal dat langs de route ligt. Neem per team schrijfwaar mee en geef begeleiders portofoons of telefoonnummers voor snel contact.
- Controleer de weersverwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytent, tafels en stoelen bij het startpunt klaar en plaats clues pas kort voor de start, zodat ze niet verdwijnen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een speurtocht organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met thema, route en startlocatie. Plan de routecontrole en eventuele toestemming uiterlijk 2 weken voor de speurtocht; printen en lamineren regel je in de laatste week.
- Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?
- Plan gemiddeld 6 tot 10 opdrachten voor een speurtocht van 1,5 tot 2 uur. Houd per checkpoint ongeveer 5 tot 10 minuten aan en laat ruimte voor lopen, zoeken en uitleg.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een speurtocht?
- Reken op minimaal 1 begeleider per team als teams zelfstandig de route volgen. Voeg bij drukke routes of meerdere checkpoints minstens 1 coördinator bij het startpunt toe.
- Wanneer plaats ik de clues langs de route?
- Plaats de clues op de dag zelf, bij voorkeur 30 tot 60 minuten voor de start. Zo blijven opdrachtkaarten en routekaarten beter op hun plek en kun je direct controleren of elk checkpoint compleet is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!