Checklist pour organiser une chasse au trésor

Une chasse au trésor réussie repose sur un parcours clair, des indices testés et une organisation précise sur place. Commencez par définir le thème, le point de départ et les règles, puis verrouillez les inscriptions et la composition des équipes. Les cartes, missions et boîtes étanches doivent être prêtes avant l’installation. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, de la reconnaissance du parcours jusqu’au rangement du point de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Confirmer le lieu de départ
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Obtenir les autorisations nécessaires
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Former les équipes
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Finaliser les cartes de parcours
2 personnes
Écrire les indices et les missions
2 personnes
Imprimer les indices et les missions
Plastifier les plans d’itinéraire
Rassembler le matériel de checkpoint
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Partager les numéros d’urgence et l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Rendre le point de départ propre et sûr
2 personnes
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Décorer le point de départ
2 personnes
Préparer le matériel du checkpoint
3 personnes
Placer les indices le long du parcours
3 personnes
Vérifier l’éclairage le long du parcours
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer les équipes et les règles
2 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Faire démarrer les équipes par étapes
2 personnes
Assurer les points de contrôle
5 personnes
Coordonner les tâches
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
Distribuer les snacks de pause
2 personnes
Enregistrer les équipes arrivantes
2 personnes
Vérifier les réponses et les points
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Servir les en-cas du soir
2 personnes

Suivi

Récupérer les indices et les panneaux de direction
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
Réfrigérer les restes
Retourner les matériels
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 4
Chaisesqté 12
Tente de réception
Table plianteqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lanternes LEDqté 10
Lampes frontalesqté 12
Piles AAqté 24

Matériel de sport

Cônesqté 20
Cordeqté 3
Cerceauxqté 6
Masquesqté 6
Chronomètresqté 6
Boîtes étanchesqté 12

Papeterie

Cartes d'itinéraireqté 8
Cartes de missionqté 40
Formulaires de réponseqté 40
Stylosqté 40
Crayonsqté 20
Presse-papiersqté 8
Marqueursqté 12

Décoration

Ballonsqté 30
Ruban de balisageqté 4
Guirlande de fanionsqté 3
Ruban adhésifqté 4
Piquetsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Ciseauxqté 6
Louchesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Repérez le parcours au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez les passages dangereux, prévoyez les autorisations nécessaires et notez un itinéraire de repli en cas de problème.
Finalisez les équipes et les accompagnateurs 3 à 5 jours avant la chasse. Profitez-en pour vérifier les coordonnées, recueillir les besoins alimentaires et partager les numéros d’urgence.
Préparez les indices, cartes de mission et formulaires de réponse au moins 48 heures à l’avance. Imprimez un exemplaire supplémentaire par équipe et plastifiez les plans exposés à la pluie.
Placez le matériel de chaque checkpoint dans une boîte étanche identifiée par numéro. Ajoutez les stylos, chronomètres, cônes ou autres accessoires directement dans la boîte pour éviter les allers-retours le jour J.
Contrôlez la météo la veille et adaptez l’équipement : tente de réception, lanternes LED, lampes frontales et piles de rechange peuvent devenir indispensables si la lumière baisse ou si une averse est annoncée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor ?: Prévoyez au minimum 2 semaines pour une chasse au trésor avec plusieurs équipes et un parcours extérieur. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les participants, finaliser les cartes et préparer le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une chasse au trésor ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue si les participants doivent s’inscrire. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement pour former les équipes et répartir les accompagnateurs.
Combien d’indices faut-il prévoir par équipe ?: Prévoyez un indice ou une mission par étape du parcours, puis ajoutez au moins 2 indices de secours par équipe. Préparez également un jeu complet supplémentaire en cas de perte ou de détérioration.
Que faut-il vérifier la veille d’une chasse au trésor ?: La veille, vérifiez la météo, les autorisations, les coordonnées des participants et l’état du parcours. Contrôlez aussi les piles, les talkies-walkies, les cartes plastifiées et le transport de tout le matériel vers le point de départ.

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