Zo organiseer je een spelletjesavond zonder chaos

Begin met de datum, locatie en reservering en verstuur daarna de uitnodigingen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en controleer je hoeveel spelers je per tafel kunt plaatsen. Regel spellen die passen bij verschillende groepsgroottes en leg eten, drinken en speelmateriaal tijdig klaar. Op de dag zelf werk je van ruimte-indeling naar ontvangst: eerst tafels en stoelen, daarna spellen, servies en buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reservering vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen opnieuw controleren
7
Spelleninventaris controleren
8
Ontbrekende spellen regelen
9
Speltafels indelen
2 personen
10
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Houdbare snacks klaarzetten
2 personen
15
Zachte dranken voorbereiden
2 personen
16
Broodjes voorbereiden
3 personen
17
Groenten snijden
2 personen
18
Dips en beleg klaarzetten
2 personen
19
Locatie openen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen neerzetten
3 personen
22
Spellen per tafel klaarleggen
3 personen
23
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
24
Decoratie ophangen
2 personen
25
Muziek en verlichting testen
26
Welkomsttafel inrichten

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Spelregels toelichten
2 personen
29
Eerste spelronde begeleiden
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes aanvullen
2 personen
32
Tweede spelronde begeleiden
3 personen
33
Broodjesbuffet serveren
3 personen
34
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
35
Finaleronde begeleiden
3 personen
36
Laatste ronde aankondigen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Spellen verzamelen
3 personen
39
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Keuken schoonmaken
2 personen
43
Ruimte vegen en dweilen
2 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Apparatuur uitschakelen
46
Locatie afsluiten
47
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Spelmaterialen

Gezelschapsspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 30
Spelfichesaantal 4
Scoreblokkenaantal 10
Pennenaantal 30
Zandlopersaantal 6
Spelmattenaantal 8

Servies

Bordenaantal 50
Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 30
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Broodmandenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Welkomstbord
Naamstickersaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de aanmeldingen twee keer: één keer na de uiterste reactiedatum en nogmaals 2 tot 3 dagen voor de avond. Zo mis je geen afmelding, dieetwens of wijziging in het aantal spelers.
Plan per tafel minstens één spel dat snel uit te leggen is en één langer spel. Leg dobbelstenen, fiches, scoreblokken en pennen vooraf bij de juiste spellen; zoeken naar ontbrekende onderdelen kost juist bij de start veel tijd.
Maak de tafelindeling voordat je de ruimte opent. Houd rekening met het aantal spelers per spel en laat voldoende doorgang vrij langs de buffettafel, kapstokken en drank.
Bereid broodjes, groenten, dips en beleg zo veel mogelijk vooraf en zet houdbare snacks al klaar. Koel dranken vóór de gasten komen en gebruik koelboxen als niet alles in een koelkast past.
Test muziek, verlichting en stroom minstens 30 minuten voor aanvang. Controleer ook stekkerdozen en verlengkabels, zodat snoeren geen looproute kruisen en de Bluetoothspeaker direct werkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een spelletjesavond organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond, zodat je eten, tafels en spellen kunt afstemmen.
Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesavond?: Reken op minstens 1 spel per tafel plus 2 tot 3 reserveopties voor wisselende groepsgroottes. Voor een avond van 3 tot 4 uur werkt een combinatie van korte spellen en enkele spellen met een langere speeltijd het beste.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig per persoon?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor snacks en belegde broodjes is 4 tot 6 kleine porties per persoon een bruikbaar uitgangspunt, afhankelijk van de duur en het tijdstip.
Wanneer moet je de locatie klaarmaken voor een spelletjesavond?: Open en richt de ruimte minstens 60 minuten voor de start in. Zet tafels, stoelen, spellen, servies en het buffet eerst klaar en reserveer de laatste 30 minuten voor muziek, verlichting, gekoelde dranken en een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.