Bingoavond organiseren: checklist en planning

Een bingoavond vraagt meer voorbereiding dan alleen bingokaarten en prijzen klaarleggen. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, spelregels, rondes en catering, en test op tijd de microfoon en luidspreker. Op de avond zelf richt je aparte plekken in voor bingo, prijzen, koffie en drankjes. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat reservekaarten, dieetwensen of verlengkabels pas tijdens de eerste ronde worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Bingoavond aanmelden
Bingomateriaal reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzen voor rondes regelen
2 personen
Bingokaarten controleren
2 personen
Spelregels uitschrijven
Prijzentafel indelen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Bingotafels inrichten
3 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Bar en koffiehoek inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Spelregels toelichten
Eerste bingorondes begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede bingorondes begeleiden
2 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Bingomateriaal tellen
2 personen
Bingomateriaal retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Bar- of buffettafelaantal 2
Prijzentafel

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 70
Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Herbruikbare gebaksbordjesaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballetjesaantal 90
Microfoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Koelboxenaantal 3

Spelmaterialen

Bingokaartenaantal 70
Reservebingokaartenaantal 20
Bingostiftenaantal 80
Rondekaartenaantal 12
Scoreformulierenaantal 10
Pennenaantal 20

Decoratie

Bingo-slingersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8
Prijslint

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkanaantal 3
Koelelementenaantal 12
Tafelkleedaantal 8
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 10
Bezem
Blik en veger
Dweil
Emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de bingomolen, bingoballetjes, bingokaarten en bingostiften minstens 3 dagen vooraf. Leg reservebingokaarten en extra pennen apart, zodat een ontbrekende kaart de eerste ronde niet vertraagt.
Maak de spelregels en rondekaarten uiterlijk 2 dagen voor de bingo definitief. Noteer per ronde welk patroon of welke uitslag wint en hoeveel prijzen beschikbaar zijn.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor boodschappen, servies, glazen en de indeling van de tafels.
Test microfoon, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten binnenkomen. Trek voor het opstellen minstens 90 minuten uit, zodat je ook de bar, koffiehoek en prijzentafel kunt inrichten.
Zet de prijzen per ronde klaar en geef de prijzentafel duidelijke labels of een prijslint. Leg scoreformulieren, pennen en bingokaarten vóór de start op de tafels; uitdelen tijdens de uitleg kost onnodig tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met datum, locatie en aanmeldingen. Reserveer bingomateriaal en regel prijzen uiterlijk 2 weken vooraf; bevestig het deelnemersaantal 3 dagen voor de avond.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig?: Voorzie per deelnemer minimaal 1 bingokaart en houd daarnaast ongeveer 10% reservekaarten achter de hand. Bij 40 deelnemers leg je dus minstens 44 kaarten klaar.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bingoavond klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, bingotafels, koffiehoek, prijzentafel, versiering en geluidsinstallatie. Test microfoon en luidspreker nog vóór de gasten binnenkomen.
Wat moet ik niet vergeten bij een bingoavond?: Reservebingokaarten, extra pennen, rondekaarten, dieetwensen en verlengkabels worden vaak te laat geregeld. Controleer deze onderdelen uiterlijk 3 dagen vooraf en leg ze op één vaste plek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.