Spieleabend organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Ein Spieleabend funktioniert am besten, wenn du zuerst Teilnehmerzahl, Ort und Spielauswahl klärst und erst danach Essen und Sitzplätze planst. Prüfe die Anmeldungen zweimal, damit Tische, Geschirr und Mengen passen. Bereite einfache Speisen in Etappen vor: Haltbares zuerst, geschnittenes Gemüse und belegte Brötchen kurz vor dem Start. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Aufbauplan, damit Spiele, Getränke und Beleuchtung rechtzeitig bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Reservierung festlegen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Anmeldungen erneut prüfen
- 7
Spielinventar prüfen
- 8
Fehlende Spiele organisieren
- 9
Spieltische einteilen
2 Personen
- 10
Menü und Mengen festlegen
2 Personen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Haltbare Snacks bereitstellen
2 Personen
- 15
Softdrinks vorbereiten
2 Personen
- 16
Brötchen vorbereiten
3 Personen
- 17
Gemüse schneiden
2 Personen
- 18
Dips und Beläge bereitstellen
2 Personen
- 19
Location öffnen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Spiele pro Tisch bereitlegen
3 Personen
- 23
Geschirr und Becher bereitstellen
2 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Musik und Beleuchtung testen
- 26
Willkommenstisch einrichten
Event
- 27
Gäste empfangen
2 Personen
- 28
Spielregeln erläutern
2 Personen
- 29
Erste Spielrunde betreuen
3 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Snacks auffüllen
2 Personen
- 32
Die zweite Spielrunde leiten
3 Personen
- 33
Brötchenbuffet servieren
3 Personen
- 34
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 35
Finalrunde begleiten
3 Personen
- 36
Letzte Runde ankündigen
- 37
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Spiele sammeln
3 Personen
- 39
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Küche reinigen
2 Personen
- 43
Raum fegen und wischen
2 Personen
- 44
Dekoration entfernen
2 Personen
- 45
Geräte ausschalten
- 46
Veranstaltungsort abschließen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- Buffet-TischAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Spielmaterialien
- GesellschaftsspieleAnz. 20
- KartenspieleAnz. 8
- WürfelAnz. 30
- SpielchipsAnz. 4
- WertungsblöckeAnz. 10
- StifteAnz. 30
- SanduhrenAnz. 6
- SpielmattenAnz. 8
Geschirr
- TellerAnz. 50
- GläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 30
- MesserAnz. 50
- GabelnAnz. 50
- LöffelAnz. 30
- ServierschalenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 4
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 4
- Willkommensschild
- NamensaufkleberAnz. 50
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp und EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Tischaufteilung erst nach der zweiten Anmeldeprüfung fest. Plane pro Tisch nur so viele Personen ein, wie das jeweilige Spiel tatsächlich benötigt, und halte ein bis zwei Plätze flexibel.
- Prüfe das Spielinventar mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Gerade Würfel, Spielchips, Wertungsblöcke, Stifte und Sanduhren fehlen oft, obwohl das Spiel selbst vorhanden ist.
- Kühle Getränke nicht erst beim Öffnen der Location. Stelle Flaschen und Kühlboxen mehrere Stunden vorher kalt und plane zusätzlich Wasser für die gesamte Runde ein.
- Bereite Gemüse, Dips und Beläge am selben Tag vor, aber stelle haltbare Snacks schon vorher bereit. So bleiben Schneidebretter, Messer und Servierschalen während des Aufbaus frei.
- Öffne die Location spätestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, lege danach die Spiele pro Tisch bereit und teste Musik, Beleuchtung sowie Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Spieleabend planen?
- Beginne etwa 2 bis 3 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Die endgültige Tischaufteilung, Essensmengen und fehlende Spiele solltest du 3 bis 5 Tage vor dem Abend festlegen.
- Wie viele Spiele braucht man für einen Spieleabend?
- Plane pro Tisch mindestens 2 passende Spiele plus ein kürzeres Ersatzspiel ein. Bei drei Tischen sind das beispielsweise 6 Hauptspiele und 3 Alternativen, damit unterschiedliche Gruppengrößen berücksichtigt werden.
- Wann sollte man Essen und Getränke für einen Spieleabend vorbereiten?
- Kaufe haltbare Snacks und Getränke spätestens am Vortag und kühle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn. Gemüse, Dips und Brötchen bereitest du am Veranstaltungstag am besten 1 bis 2 Stunden vorher vor.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Spieleabend?
- Rechne für Tische, Stühle, Geschirr, Spiele, Buffet und Technik mit 60 bis 90 Minuten. Wenn Dekoration, Lichterketten oder mehrere Räume dazukommen, solltest du weitere 30 Minuten Reserve einplanen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!