Zo organiseer je een bingoavond zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en verwachte opkomst; die bepalen hoeveel tafels, stoelen, bingokaarten en prijzen je nodig hebt. Regel het bingomateriaal en de prijzen vroeg, zodat je nog tijd hebt voor controle en aanvulling. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen en bevestig deelname uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de avond zelf werk je van inrichting naar techniek: eerst de tafels en hoeken klaarzetten, daarna microfoon, luidspreker en bingokaarten testen en uitdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Bingoavond aanmelden
3
Bingomateriaal reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Prijzen voor rondes regelen
2 personen
9
Bingokaarten controleren
2 personen
10
Spelregels uitschrijven
11
Prijzentafel indelen
2 personen
12
Aanmeldingen bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Prijzen klaarzetten
2 personen
16
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen neerzetten
3 personen
20
Bingotafels inrichten
3 personen
21
Prijzentafel inrichten
2 personen
22
Bar en koffiehoek inrichten
3 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
25
Bingokaarten uitdelen
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Spelregels toelichten
29
Eerste bingorondes begeleiden
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Pauzehapjes serveren
2 personen
32
Tweede bingorondes begeleiden
2 personen
33
Winnaars controleren
2 personen
34
Prijzen uitreiken
2 personen
35
Laatste ronde aankondigen
36
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Bingomateriaal tellen
2 personen
43
Bingomateriaal retourneren
2 personen
44
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
45
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Bar- of buffettafelaantal 2
Prijzentafel

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 70
Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Herbruikbare gebaksbordjesaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballetjesaantal 90
Microfoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Koelboxenaantal 3

Spelmaterialen

Bingokaartenaantal 70
Reservebingokaartenaantal 20
Bingostiftenaantal 80
Rondekaartenaantal 12
Scoreformulierenaantal 10
Pennenaantal 20

Decoratie

Bingo-slingersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8
Prijslint

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkanaantal 3
Koelelementenaantal 12
Tafelkleedaantal 8
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 10
Bezem
Blik en veger
Dweil
Emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de bingokaarten vóór de avond en leg reservebingokaarten en extra bingostiften apart. Zo hoef je een ontbrekende of beschadigde kaart niet tijdens een ronde op te lossen.
Plan de prijzentafel vóór je de prijzen klaarzet. Deel de prijzen per ronde in en gebruik rondekaarten, zodat de spelleider direct ziet wat wanneer wordt uitgedeeld.
Test microfoon en luidspreker voordat de bezoekers binnenkomen. Loop met de microfoon door de hele ruimte en leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt.
Richt naast de bingotafels ook een aparte bar- en koffiehoek in. Zet koffiezetapparaat, waterkoker, thermoskannen, glazen en kopjes klaar vóór de eerste ronde begint.
Houd bij het klaarzetten rekening met de aanmeldingen en dieetwensen. Controleer de boodschappenlijst minstens één keer na de laatste bevestigingen, bij voorkeur 2 tot 3 dagen voor de bingoavond.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Reken minimaal één bingokaart per deelnemer en houd daarnaast 5 tot 10 procent reserve aan. Bij 40 deelnemers leg je dus ongeveer 42 tot 44 kaarten klaar. Controleer ze vóór het uitdelen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een bingoavond versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 tot 7 dagen voor de avond, zodat je aantallen, dieetwensen, tafels, stoelen en boodschappen kunt controleren.
Hoeveel prijzen heb ik nodig voor een bingoavond?: Bepaal eerst hoeveel rondes je speelt en regel minimaal één prijs per ronde, plus eventuele extra prijzen voor een finale of gelijkspel. Leg alle prijzen uiterlijk op de dag zelf per ronde op de prijzentafel.
Wanneer test ik de microfoon en geluidsinstallatie?: Test de microfoon, luidspreker en muziek minimaal 30 minuten voordat de gasten binnenkomen. Controleer ook het bereik van de microfoon, het volume aan de achterste tafel en de aansluiting van verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.