Checklist voor een goed georganiseerde spelletjesavond

Een spelletjesavond loopt soepel als spelers snel kunnen beginnen en niemand hoeft te zoeken naar regels, pionnen of een vrije stoel. Begin met de ruimte en het aantal deelnemers, inventariseer daarna de spellen en deel de tafels logisch in. Verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet en zet verse producten pas kort voor de start koud. Op de dag zelf draait veel om klaarleggen: spellen per tafel, scorekaarten, prijzen, koffie en een duidelijke welkomsttafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Spelruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spellen inventariseren
2 personen
Ontbrekende spellen lenen
Speeltafels indelen
2 personen
Spelregels controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
Verse producten koelen
Naamkaartjes schrijven
Prijzentafel voorbereiden
Locatiesleutels ophalen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Spellen per tafel klaarleggen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt installeren
2 personen
Prijzen en scorekaarten klaarleggen
Welkomsttafel inrichten
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Spelrondes uitleggen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Spelmaterialen aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Hoofdspel begeleiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
Laatste ronde begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spellen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Geleende spellen retourneren
Materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafel
Welkomsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 18
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 12
Pionnenaantal 48
Zandlopersaantal 6
Scorebordenaantal 6
Spelbelletjesaantal 6
Quizzoemersaantal 4
Puzzelsaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 48
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 48
Besteksetsaantal 48
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Thema-bannersaantal 3
Ballonnenaantal 30
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 20

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Oplaadbare batterijenaantal 12

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Blik en veger
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per speeltafel genoeg ruimte voor het bord, kaarten en drinken. Zet tafels en stoelen eerst op hun plek en leg daarna pas de spellen klaar, zodat je niet opnieuw hoeft te schuiven.
Controleer elk spel enkele dagen vooraf op spelregels, pionnen, dobbelstenen en andere onderdelen. Leg ontbrekende spellen of materialen uiterlijk 2 tot 3 dagen van tevoren klaar of regel ze dan alsnog.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen vóór je de boodschappenlijst afrondt. Houdbare producten kunnen eerder klaarstaan; verse producten en gekoelde dranken zet je op de dag zelf in de koelkast of koelbox.
Maak de start voor deelnemers duidelijk met een welkomsttafel, naamkaartjes en scorekaarten. Leg prijzen en benodigdheden voor de afsluiting niet ergens achteraf, maar op één vaste plek klaar.
Richt naast het buffet een apart koffiepunt in met het koffiezetapparaat, de waterkoker, thermoskannen en kopjes. Zet afvalbakken zichtbaar bij de eet- en drinkplekken, zodat gebruikte glazen en borden niet tussen de spellen blijven staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesavond?: Plan minimaal 1 hoofdspel per speeltafel en houd 2 tot 3 extra spellen achter de hand. Bij wisselende groepen voorkom je zo wachttijd als een spel sneller klaar is dan verwacht.
Wanneer moet ik de spellen voor een spelletjesavond klaarleggen?: Inventariseer de spellen 3 tot 5 dagen vooraf en controleer dan ook de regels en onderdelen. Leg de definitieve selectie op de dag zelf per tafel klaar, zodat onderdelen niet kwijtraken tijdens de opbouw.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een spelletjesavond op te bouwen?: Reken voor een kleine avond met enkele tafels op ongeveer 60 tot 90 minuten opbouwtijd. Tafels, stoelen, decoratie, buffet, koffiepunt, welkomsttafel en spellen per tafel kosten samen meer tijd dan alleen de ruimte openen.
Wanneer zet ik drankjes en verse hapjes klaar?: Zet houdbare voorraad eerder klaar en koel dranken bij voorkeur 2 tot 4 uur voor de start. Snijd of serveer verse producten zo kort mogelijk voor aanvang, meestal binnen 30 tot 60 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.