Spelletjesavond organiseren: checklist van voorbereiding tot laatste ronde

Een spelletjesavond loopt vooral vast wanneer spellen, zitplaatsen en uitleg niet op elkaar aansluiten. Leg daarom eerst datum, locatie en programma vast en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en ontbrekende spellen. Plan minstens één moment om alle spellen, spelregels en techniek te controleren. Op de dag zelf richt je aparte spelhoeken in, zet je hapjes en drankjes klaar en houd je ruimte over voor ontvangst en beweging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Spellenprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafels en stoelen reserveren
Spellen inventariseren
2 personen
Ontbrekende spellen lenen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Spellen controleren
2 personen
Spelregels klaarleggen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Techniek testen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Spelrondes begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Spellen opruimen
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Spellen sorteren en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafel
Kapstokkenaantal 2

Spelmaterialen

Bordspellenaantal 12
Kaartspellenaantal 6
Partyspellenaantal 5
Puzzelsaantal 3
Dobbelstenenaantal 20
Scoreblokkenaantal 6
Pennenaantal 30
Zandlopersaantal 4
Spelonderleggersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 25
Schaaltjesaantal 12
Serveerplankenaantal 4
Schenkkanaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnaantal 2
Naambordjesaantal 35
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blik
Dweil
Emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per spelronde 45 tot 90 minuten en houd minimaal 10 minuten tussen rondes voor uitleg, scoreblokken en het wisselen van tafel.
Controleer alle spellen uiterlijk 3 dagen vooraf: tel pionnen, kaarten, dobbelstenen en andere onderdelen en leg ontbrekende spelregels direct klaar.
Richt per speeltafel één complete set in met het spel, spelregels, pennen, scoreblokken en eventueel een zandloper. Zo hoef je tijdens de avond niet te zoeken.
Zet drinken minstens 2 uur voor de start in koelboxen en maak hapjes in kleine schaaltjes klaar. Gebruik een aparte buffettafel, zodat eters niet tussen de spelmaterialen staan.
Test Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en tafellampen vóór de gasten binnenkomen. Leg bij de ontvangsttafel een overzicht van de spelrondes en de tafelindeling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een spelletjesavond organiseren?: Leg datum en locatie 3 tot 4 weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de avond op, zodat je boodschappen en tafels kunt aanpassen.
Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesavond?: Plan per verwachte groep één hoofdspel per ronde en houd 2 extra korte spellen achter de hand. Bij drie rondes zijn dat meestal 5 tot 7 spellen, afhankelijk van het aantal tafels en deelnemers.
Hoeveel zitplaatsen heb ik nodig voor een spelletjesavond?: Voorzie één stoel per aangemelde gast en reserveer 2 extra stoelen voor begeleiders, late aanschuivers of een rustplek. Controleer daarnaast of elke tafel genoeg ruimte heeft voor het spel, scoreblokken en drankjes.
Wanneer zet ik de tafels en spelhoeken klaar?: Begin 2 tot 3 uur voor de start met schoonmaken, tafels opstellen en stoelen plaatsen. Richt de spelhoeken minstens 60 minuten vooraf in, zodat je daarna nog tijd hebt voor buffet, ontvangsttafel en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.