Wat heb je nodig voor een spellenbeurs?

Een spellenbeurs vraagt om meer dan alleen spellen en tafels. Je hebt materiaal nodig voor demonstraties en toernooien, een duidelijke ontvangstbalie en middelen voor betalingen door standhouders. Ook koffie, water en servies lopen snel op wanneer bezoekers enkele uren blijven. Gebruik deze boodschappenlijst als controle voordat de locatie opengaat en stem aantallen af op het verwachte bezoekersaantal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 60
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Presentatiepanelenaantal 8

Apparatuur

Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Laptopsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3

Spelmateriaal

Demospellenaantal 30
Toernooispellenaantal 6
Dobbelstenenaantal 30
Speelkaartenaantal 20
Scoreblokkenaantal 12
Spelfichesaantal 10
Prijzenaantal 12

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Dienbladenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Beursbannersaantal 4
Naambadgehoudersaantal 40
Lanyardsaantal 40
Inschrijfformulierenaantal 300
Programmafoldersaantal 300
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 24
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Schaaraantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Theezakjes - 200 stuks
- Suiker - 2 kilogram
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroensap - 2 flessen
- Spa Blauw - 8 kratten
- Spa Rood - 3 kratten
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Ice tea - 3 flessen
- Appelsap - 3 flessen
- Sinaasappelsap - 3 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Gezouten pinda's - 4 zakken
- Borrelnoten - 4 zakken
- Pretzels - 6 zakken
- Koekjes - 10 pakken
- Mini-muffins - 8 dozen
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 5 kilogram
- Volkorenbrood - 6 broden
- Witbrood - 6 broden
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Hummus - 12 bakjes
- Halal kipfilet - 2 kilogram
- Pindakaas - 4 potten
- Jam - 4 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren bekers - 500 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Schoonmaakdoekjes - 24 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Handgel - 6 flessen

Tips

Leg per demo- of toernooitafel één complete spelset klaar, inclusief dobbelstenen, speelkaarten, spelfiches en scoreblokken. Controleer dit uiterlijk de dag vóór de beurs, zodat ontbrekende onderdelen nog kunnen worden aangevuld.
Voorzie de ontvangstbalie van naambadges, programma’s, een laptop en een portofoon. Leg minimaal 10 procent extra badges en programma’s klaar boven het verwachte aantal deelnemers.
Reken voor koffie en thee op ongeveer 2 koppen per bezoeker bij een beurs van vier uur. Zet waterkokers, koffiezetapparaten, thermoskannen, glazen en koffiekopjes vóór de opening klaar; koude dranken blijven in koelboxen.
Test kassaboxen en pinapparaten vóór standhouders arriveren en leg per betaalpunt een verlengsnoer en stekkerdoos klaar. Neem minstens één reservepinapparaat of alternatief betaalpunt mee als betalingen onderdeel van de beurs zijn.
Zet per tafel een stoel klaar voor de standhouder en houd extra stoelen achter de hand: ongeveer 10 procent van het totaal is meestal voldoende. Tafelkleden, presentatiepanelen en statafels worden vaak pas gemist wanneer de opbouw al begonnen is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een spellenbeurs?: Tel één tafel per standhouder en voeg aparte tafels toe voor demo’s, toernooien en de ontvangstbalie. Reserveer daarnaast ongeveer 10 procent extra ruimte of tafels als de locatie dat toelaat.
Hoeveel stoelen moet ik regelen voor een spellenbeurs?: Reken minimaal één stoel per standhouder en per actieve spelplek. Voeg 10 procent extra stoelen toe voor bezoekers, vrijwilligers en onverwachte drukte.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een spellenbeurs?: Voor een beurs van ongeveer vier uur kun je rekenen op 2 drankjes per bezoeker, naast koffie en thee. Houd voor water en frisdrank minimaal 10 procent extra voorraad aan en zet gekoelde drank uiterlijk 2 uur voor opening koud.
Wanneer moet ik de spellen en het promotiemateriaal controleren?: Controleer alle demospellen, toernooispellen, prijzen en verbruiksartikelen uiterlijk 24 uur vóór de beurs. Print programma’s en bereid naambadges bij voorkeur 1 tot 2 dagen eerder, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.