Checklist voor een goed georganiseerde speelgoedbeurs

Een speelgoedbeurs organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met duidelijke verkoopvoorwaarden en een haalbare indeling. Leg eerst datum, locatie en standplaatsen vast en werk daarna de inschrijving en communicatie uit. In de laatste week controleer je materialen, bewegwijzering, wisselgeld en betaalmogelijkheden. Op deze pagina staat het plan stap voor stap klaar, zodat je geen praktische zaken zoals tafelnummers, route-informatie of gekoelde dranken op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
Standplaatsen bepalen
2 personen
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Contactgegevens verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Routebeschrijving versturen
Bewegwijzering ontwerpen
Bewegwijzering afdrukken
Kassaregels voorbereiden
2 personen
Contant wisselgeld regelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Tafelnummers voorbereiden
Prijskaartjes klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels opstellen
6 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafelnummers plaatsen
2 personen
Standhouders aanmelden
3 personen
Standhouders naar tafels wijzen
3 personen
Stands inrichten
8 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
Entreepersoneel instrueren
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Entree innen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussendoor schoonmaken
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Deuren sluiten
3 personen
Standhouders laten afbreken
4 personen
Verkochte materialen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Contante opbrengst veilig opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 30
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Kassatafel
Cateringtafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 4
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Printer
Steekwagen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Tangenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Standbordjesaantal 30
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Afbaklintaantal 4
Krijtbordenaantal 4
Tafelnummersaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Keukendoekenaantal 12
Serveerlepelsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra je het aantal standhouders kent. Houd naast de tafels brede loopruimte vrij en plan een aparte plek voor de kassa, catering en opslag.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin hun standnummer, opbouwtijd, routebeschrijving, verkoopvoorwaarden en wat zij zelf moeten meenemen.
Regel contant wisselgeld minimaal 2 dagen vooraf en test pinapparaten vóór de beursdag. Noteer ook wie de kassa beheert en hoe geld tussentijds veilig wordt opgeborgen.
Controleer 1 week vooraf of je genoeg tafels, stoelen, kledingrekken, verlengsnoeren en stekkerdozen hebt. Tel materialen per zone, zodat je op de opbouwdag niet opnieuw hoeft te schuiven.
Zet dranken pas op de beursdag koud, maar verzamel koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en herbruikbare bekers al de avond ervoor. Leg prijskaartjes, tafelnummers en bewegwijzering per ruimte klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een speelgoedbeurs organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standplaatsen. Verstuur uitnodigingen en open de inschrijving daarna, zodat je nog minstens 3 weken hebt om aanmeldingen te verwerken en de beurs te promoten.
Hoeveel ruimte heb ik nodig per standhouder op een speelgoedbeurs?: Reken voor een tafelstand op minimaal 2 meter breedte en ongeveer 2,5 tot 3 meter diepte, inclusief loopruimte. Maak de definitieve plattegrond zodra het aantal standhouders bekend is en houd hoofdlooppaden breder dan de ruimte tussen de tafels.
Wanneer moet ik de routebeschrijving en standhoudersinformatie versturen?: Stuur beide uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Verstuur een korte herinnering 1 tot 2 dagen vooraf met opbouwtijd, standnummer, parkeerinformatie en contactgegevens voor de beursdag.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig voor een speelgoedbeurs?: Leg minimaal 2 dagen vooraf voldoende munten en kleine biljetten klaar voor de eerste verkoopuren; stem het bedrag af op het verwachte aantal verkopers en contante betalingen. Controleer daarnaast op de ochtend zelf de kassaregels en test de pinapparaten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.