Checklist pour organiser un salon du jouet

Un salon du jouet demande surtout une bonne coordination entre exposants, circulation des visiteurs et gestion des ventes. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le plan de salle avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer les exposants, répartir les bénévoles et transmettre les informations pratiques. La veille, vérifie la caisse, les tables, la signalétique, les rallonges et tout ce qui doit rester au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Définir les emplacements
2 personnes
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le salon
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les coordonnées
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Envoyer les indications d'accès
Concevoir la signalétique
Impression de la signalétique
Préparer les consignes de caisse
2 personnes
Prévoir de la monnaie
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les numéros de table
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables
6 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Placer les numéros de table
2 personnes
Inscrire les exposants
3 personnes
Indiquer les tables aux exposants
3 personnes
Aménager les stands
8 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Encaisser l’entrée
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Fermer les portes
3 personnes
Demander aux exposants de démonter leur stand
4 personnes
Rassembler le matériel vendu
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Mettre en sécurité les recettes en espèces
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 30
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 4
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Table de caisse
Table de cateringqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Diable

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4
Thermosqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Panneaux de standqté 30
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Rubaliseqté 4
Panneaux en ardoiseqté 4
Numéros de tableqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Bacs de rangementqté 8
Verres doseursqté 2
Torchons de cuisineqté 12
Cuillères de serviceqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Prépare le plan de salle avant d’attribuer les emplacements : réserve une table de caisse, une zone de restauration et des passages assez larges pour les visiteurs et le transport du matériel.
Envoie les consignes aux exposants au moins 7 jours avant le salon. Indique l’heure d’arrivée, l’accès, le numéro de table, les conditions de vente et les besoins confirmés.
Pour la caisse, prévois une table dédiée, les terminaux de paiement et suffisamment de monnaie dès la veille. Écris une procédure simple afin que chaque bénévole applique les mêmes règles.
Teste les rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires et haut-parleurs avant l’ouverture. Étiquette les câbles et garde une solution de rechange pour éviter une panne pendant l’accueil.
Prépare les numéros de table, les étiquettes de prix et la signalétique avant le jour J. Mets les boissons au frais la veille et regroupe les gobelets, tasses, carafes et thermos sur la table de catering.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du jouet ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, le plan de salle, les conditions de vente et la création du formulaire d’inscription.
Quand confirmer les exposants d’un salon du jouet ?: Confirme les exposants environ 3 semaines avant l’événement, puis envoie les informations pratiques au plus tard 7 jours avant. Demande à ce moment-là leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires et toute exigence particulière.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du jouet ?: Prévois au moins 3 heures pour installer les tables, chaises, portants, numéros de table, caisse et signalétique. Ajoute 30 minutes pour tester les équipements et vérifier que les passages restent dégagés.
Que faut-il préparer la veille d’un salon du jouet ?: La veille, rassemble le matériel, prépare les étiquettes de prix et les consignes de caisse, vérifie la monnaie et mets les boissons au frais. Contrôle aussi les rallonges, multiprises, terminaux de paiement et talkies-walkies.

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