Spielwarenmesse organisieren: Checkliste für die Planung

Eine Spielwarenmesse braucht mehr als Tische und Aussteller. Lege zuerst Datum, Ort, Standflächen und Verkaufsbedingungen fest, bevor du Anmeldungen verschickst. Danach folgen Ausstellerverwaltung, Messeplan, Beschilderung, Helfereinteilung und Informationen für die Teilnehmenden. Am Veranstaltungstag müssen Kasse, Kartenlesegeräte, Wechselgeld, Getränke, Kaffeemaschinen und Transportmittel einsatzbereit sein. Diese Checkliste bringt die 73 Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge und hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Standorte festlegen
2 Personen
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messe bewerben
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Kontaktdaten sammeln
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Informationen für Aussteller senden
Wegbeschreibung versenden
Beschilderung entwerfen
Beschilderung drucken
Kassaregeln vorbereiten
2 Personen
Bargeldwechsel organisieren
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Tischnummern vorbereiten
Preisschilder auslegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Tische aufstellen
6 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tischnummern aufstellen
2 Personen
Ausstellende anmelden
3 Personen
Aussteller zu Tischen weisen
3 Personen
Stände einrichten
8 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Eintritt kassieren
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Laufwege freihalten
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

Türen schließen
3 Personen
Aussteller abbauen lassen
4 Personen
Verkaufte Materialien einsammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Toiletten endreinigen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Vorrat einpacken
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Bargeldeinnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 30
StühleAnz. 40
BiertischeAnz. 4
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
Kassatisch
CateringtischAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenlesegeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 4
Handmikrofon
LautsprecherAnz. 2
Laptop
Drucker
Sackkarre

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ZangenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 30
InfotafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
KreidetafelnAnz. 4
TischnummernAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
GeschirrtücherAnz. 12
ServierlöffelAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Schicke die Einladungen erst raus, wenn Anmeldeformular, Verkaufsbedingungen und Standplan zusammenpassen. So musst du später keine Standorte oder Teilnahmebedingungen für bereits angemeldete Aussteller ändern.
Plane die Standflächen mit mindestens 1 Meter Bewegungsraum vor den Tischen. Nummeriere die Tische vor dem Aufbau und lege Preisschilder bereit, damit Käufer und Helfer sich schnell orientieren können.
Sammle Kontaktdaten und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe. Sende Ausstellern danach gebündelt Wegbeschreibung, Aufbauhinweise und die wichtigsten Informationen.
Teile Freiwillige in feste Schichten ein und gib dem Team Funkgeräte oder klare Kontaktwege. Benenne außerdem eine Person für Kasse, eine für Ausstellerfragen und eine für Technik.
Prüfe am Vortag Kartenlesegeräte, Drucker, Laptop, Lautsprecher und Verlängerungskabel. Stelle Getränke kalt, fülle Thermoskannen und lege Wechselgeld, wiederverwendbare Becher sowie Abfallbehälter vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Spielwarenmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Standflächen und Verkaufsbedingungen. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Anmeldungen bearbeitet werden.
Was braucht man für einen Messestand auf der Spielwarenmesse?: Plane pro Stand mindestens einen Tisch und zwei Sitzgelegenheiten ein; je nach Warenangebot kommen Kleiderständer, Hocker oder zusätzliche Klapptische hinzu. Preisschilder, Tischnummern, Kasse und ausreichende Beleuchtung werden häufig zu spät eingeplant.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Spielwarenmesse?: Lege pro Kassenplatz einen gemischten Vorrat aus kleinen Scheinen und Münzen für mindestens 30 bis 50 Verkäufe bereit. Prüfe zusätzlich die Kartenlesegeräte und halte eine dokumentierte Kassenregel für Bar- und Kartenzahlungen bereit.
Wann sollte man Getränke und Verpflegung für die Messe einkaufen?: Bestelle haltbare Ware etwa 7 Tage vorher und kaufe frische Getränke und Lebensmittel 1 bis 2 Tage vor der Messe. Getränke sollten am Vorabend kalt gestellt werden; Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen und Serviergeschirr gehören spätestens beim Aufbau an den Cateringtisch.

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