Checklist voor een goed georganiseerde speelgoedbeurs

Een speelgoedbeurs staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst de locatie en tijden, daarna de verkopers en pas dan de inrichting. Leg verkopersvoorwaarden vroeg vast, zodat je weet hoeveel tafels en stands nodig zijn. Bezoekers hebben vooraf vooral praktische informatie nodig over tijden, reserveringen en de indeling. Op de beursdag zelf draait het om een snelle opbouw, herkenbare standnummers en een ontvangstplek die direct klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
Verkopers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Verkopers bevestigen
Tafelindeling maken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Verkoperslijst afdrukken
Plattegrond afdrukken

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verkopersstands nummeren
2 personen
Tafelkleden neerleggen
3 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Kraam voor ontvangst inrichten
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar stands wijzen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Toegang en betalingen afhandelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
Verkopers uitchecken
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 45
Stellingkastenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Klaptafel ontvangst
Klaptafel cateringaantal 2
Krukkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 12
Wachtpalenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Kassa
Geldkist
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Handmicrofoon
Batterijenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Beursbannersaantal 3
Pijlbordenaantal 8
Standnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 30
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Koffiescheppenaantal 2
Flessenopenersaantal 2
Koelplatenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra je een datum en tijdsblok hebt gekozen. Plan daarnaast minimaal 2 uur voor opbouw en controleer vooraf of tafels, stoelen en stroompunten beschikbaar zijn.
Stuur verkopersvoorwaarden mee met de uitnodiging en geef een uiterste aanmelddatum. Bevestig iedere verkoper daarna opnieuw, zodat je tafelindeling niet op de beursdag hoeft te worden aangepast.
Maak de tafelindeling op basis van het definitieve aantal verkopers en druk de plattegrond en verkoperslijst vooraf af. Nummer alle stands zichtbaar en bewaar enkele extra naamkaartjes voor last-minute wijzigingen.
Richt de ingang in met pijlborden, wachtpalen en een ontvangsttafel. Leg de beursinformatie en standindeling daar klaar, zodat bezoekers niet telkens hoeven te vragen waar ze moeten zijn.
Zet de koffiehoek vóór opening volledig klaar met thermoskannen, waterkokers, bekers, kopjes en cateringmateriaal. Controleer stekkerdozen en verlengkabels minstens 30 minuten voor de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speelgoedbeurs organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum en verkopersvoorwaarden. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, reserveringen, boodschappen en het afdrukken van lijsten en plattegronden.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een speelgoedbeurs?: Tel per verkoper het afgesproken aantal tafels op en voeg 1 ontvangsttafel en 1 cateringtafel toe. Houd daarnaast 1 of 2 extra tafels achter de hand als de ruimte dat toelaat.
Wanneer moet ik verkopers bevestigen?: Bevestig verkopers uiterlijk 7 dagen voor de beurs, nadat de aanmeldingen en reserveringen zijn gecontroleerd. Stuur dan ook de aankomsttijd, standnummer, plattegrond en praktische bezoekersinformatie mee.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een speelgoedbeurs?: Reken met een team van 3 tot 4 personen op ongeveer 2 uur voor tafels, stoelen, standnummers, bewegwijzering en de ontvangst- en koffiehoek. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.