Checklist pour organiser un salon du jouet

Un salon du jouet repose sur une organisation précise, surtout lorsque plusieurs vendeurs installent leurs stands le même jour. Commencez par réserver le lieu, fixer les horaires et définir les conditions de participation, puis suivez les inscriptions jusqu’à leur confirmation. Les dernières heures servent à préparer le plan des tables, l’accueil, la signalétique et le coin café. Cette checklist vous aide à garder le fil entre les préparatifs administratifs, le matériel et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
Recruter des vendeurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les vendeurs
Établir le plan de table
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer la liste des vendeurs
Imprimer le plan

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands des vendeurs
2 personnes
Disposer les nappes
3 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Installer le stand d’accueil
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Indiquer les stands aux exposants
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Gérer l’accès et les paiements
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 20
Chaisesqté 45
Rayonnagesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Table pliante d’accueil
Table pliante cateringqté 2
Tabouretsqté 6
Caisses de rangementqté 12
Poteaux d’attenteqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Caisse
Caisse
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Microphone à main
Pilesqté 12

Décoration

Nappesqté 20
Bannières du salonqté 3
Panneaux indicateursqté 8
Numéros de standqté 20
Badges nominatifsqté 30
Ballonsqté 40
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 4
Pelles à caféqté 2
Tire-bouchonsqté 2
Plaques de refroidissementqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Kit de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant de recruter les vendeurs : ils doivent connaître l’heure d’arrivée, la durée d’installation et l’heure de fermeture dès leur inscription.
Ne vous contentez pas d’une liste de vendeurs : confirmez chaque inscription et notez les besoins alimentaires avant d’envoyer les informations pratiques aux visiteurs.
Préparez le plan des stands avant le jour J, puis imprimez-le avec la liste des vendeurs. Prévoyez aussi un numéro visible pour chaque emplacement afin d’éviter les demandes au moment de l’installation.
Gardez une marge pour l’accueil et la circulation : installez la table d’accueil, les panneaux indicateurs et les poteaux d’attente avant l’ouverture, plutôt qu’une fois les visiteurs arrivés.
Le coin café demande plus que des boissons : regroupez tasses, gobelets, assiettes, couverts, plateaux, thermos et bouilloires, puis vérifiez les multiprises et rallonges avant de les utiliser.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un salon du jouet ?: Réservez le lieu avant de fixer définitivement la date et les horaires de l’événement. Gardez au moins 2 à 3 semaines avant l’ouverture pour recruter les vendeurs, traiter les inscriptions et préparer le plan de salle.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du jouet ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture pour ouvrir le lieu, vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, numéroter les stands et aménager l’accueil. Ajoutez du temps si les vendeurs installent eux-mêmes leurs collections.
Quand confirmer les vendeurs d’un salon du jouet ?: Confirmez les vendeurs dès que leur inscription et leurs conditions de participation sont vérifiées, idéalement 7 à 10 jours avant le salon. Envoyez ensuite les horaires d’arrivée, le numéro du stand et les informations d’accès.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installez une table d’accueil avec la caisse, la liste des vendeurs, le plan imprimé et les panneaux d’entrée. Préparez tout au moins 30 minutes avant l’ouverture pour pouvoir répondre aux premières questions sans interrompre l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.