Spielwarenmesse organisieren: Die praktische Checkliste
Eine Spielwarenmesse braucht mehr als Tische und Aussteller. Von der Reservierung der Location über Verkäuferbedingungen und Anmeldungen bis zum Aufbau am Veranstaltungstag müssen viele Schritte aufeinander abgestimmt sein. Plane die wichtigsten Fristen früh, bestätige Aussteller rechtzeitig und prüfe Ausstattung sowie Besucherinformationen spätestens am Vortag. Die vollständige Checkliste hilft dir, 46 Aufgaben und 45 benötigte Dinge in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
Verkäufer anwerben
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Aussteller bestätigen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherinformationen versenden
Reservierungen prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Verkäuferliste drucken
Lageplan drucken
Event
Location öffnen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Verkaufsstände nummerieren
2 Personen
Tischdecken auslegen
3 Personen
Eingang ausschildern
2 Personen
Empfangsstand einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Ständen weisen
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Einlass und Zahlungen abwickeln
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Mülleimer leeren
Verkäufer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Sachen aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 20
- StühleAnz. 45
- RegalgestelleAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- Klappetisch-Empfang
- Catering-KlapptischAnz. 2
- HockerAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- WartepfostenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- Kasse
- Geldkassette
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Handmikrofon
- BatterienAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 20
- MessebannerAnz. 3
- WegweiserAnz. 8
- StandnummernAnz. 20
- NamensschilderAnz. 30
- BallonsAnz. 40
- BallonbandAnz. 2
- KlebebandAnz. 6
- SeilAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 4
- Kaffee schöpfenAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 2
- KühlplattenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- Erste-Hilfe-Set
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Uhrzeiten fest, bevor du Verkäufer anwirbst. So können Interessierte ihre Teilnahme verbindlich planen und du vermeidest spätere Änderungen an Einladungen und Besucherinformationen.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und bestätige Aussteller erst, wenn Verkäuferbedingungen und Tischbedarf geklärt sind. Erstelle danach die Tischordnung und nummeriere die Verkaufsstände eindeutig.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und prüfe die Reservierungen mindestens 3 Tage vor der Messe. So kannst du Einkauf und Kaffeebereich passend vorbereiten.
- Drucke Verkäuferliste und Lageplan spätestens am Vortag. Am Eingang helfen ein Empfangsstand, Wegweiser und Standnummern, damit Besucher schnell zu den richtigen Verkaufsständen finden.
- Plane für den Aufbau einen festen Zeitblock von mindestens 2 Stunden ein. Kontrolliere Raum, Tische, Stühle, Regalgestelle, Kabel, Kasse und Geldkassette, bevor die ersten Verkäufer eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Spielwarenmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Uhrzeiten. Verkäuferwerbung und Einladungen sollten mindestens 6 Wochen vor dem Termin starten, damit Anmeldungen und Tischordnung rechtzeitig abgeschlossen werden können.
- Wann sollte man die Aussteller für eine Spielwarenmesse bestätigen?
- Bestätige Aussteller spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe, sobald Verkäuferbedingungen, Anmeldung und Platzbedarf geprüft sind. Danach kannst du die Tischordnung erstellen und die Standnummern vergeben.
- Was muss am Tag vor der Spielwarenmesse vorbereitet werden?
- Prüfe am Vortag Einkaufsliste, Reservierungen und Ernährungswünsche und stelle Materialien zusammen. Drucke außerdem Verkäuferliste und Lageplan und lege Tischdecken, Namensschilder, Wegweiser sowie Standnummern bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Spielwarenmesse?
- Plane für einen überschaubaren Aufbau mindestens 2 Stunden ein, bei vielen Verkaufsständen eher 3 bis 4 Stunden. In dieser Zeit werden Tische und Stühle aufgestellt, Stände nummeriert, Empfang und Kaffeebereich eingerichtet und der Raum kontrolliert.
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