Checklist voor een speelgoedbeurs organiseren

Een speelgoedbeurs staat of valt met een duidelijke deelnemersindeling en een praktische bezoekersroute. Regel eerst datum, zaal en voorwaarden, en werk daarna toe naar inschrijvingen, tafelnummers en promotie. Reserveer tijd voor betalingen, vrijwilligers en het klaarzetten van tafels: juist die onderdelen lopen op de dag zelf snel achter. Met deze checklist houd je bij wat vooraf geregeld moet zijn en wat pas bij het openen van de zaal gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden bevestigen
Zaalreservering bevestigen
Beursplattegrond maken
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopers bevestigen
2 personen
Tafelnummers toewijzen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveranciersafspraken bevestigen
Kassa- en betaalplan maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Drukwerk ophalen
Materialen verzamelen
3 personen
Kisten labelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verkopersbalie inrichten
2 personen
Ingang inrichten
2 personen
Tafelnummers plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Betaalterminals testen
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Verkopers naar tafels begeleiden
3 personen
Verkooptafels controleren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Route vrijhouden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkopers laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurzen tafelsaantal 40
Klapstoelenaantal 80
Kassa tafelaantal 2
Koffietafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Tafelkledenaantal 40
Rolstoeltafel
Partytentaantal 2

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassaaantal 2
Muntgeldbakjesaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Labelprinter
Laptop
Printer
Stroomhaspelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handmicrofoonstandaard

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Ingangsbannersaantal 2
Beursvlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelnummersaantal 40
Naamkaartjesaantal 60
Polsbandjesaantal 300
Afzetlintaantal 4
Kleefgumaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Nachtlampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkar
Handdesinfectiepalenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving ruim vóór de beurs en sluit deze zodra je het maximale aantal verkopers en tafels hebt bereikt. Zo kun je tafelnummers toewijzen en de deelnemerslijst nog op tijd afdrukken.
Maak de plattegrond niet alleen op basis van beschikbare tafels. Houd ook ruimte vrij voor een kassa, koffiepunt, rolstoeltafel, afvalbakken en een duidelijke looproute tussen de verkopers.
Werk uiterlijk een paar dagen vooraf een betaalplan uit. Test kassa en betaalterminals, leg muntgeldbakjes klaar en bepaal wie tijdens de beurs betalingen en vragen afhandelt.
Label materialen en speelgoedkisten per tafelnummer voordat je naar de zaal gaat. Dat voorkomt zoeken tijdens het opbouwen, vooral wanneer tafels, stoelen, tafelkleden en stroomkabels tegelijk binnenkomen.
Plan op de beursdag een apart blok voor openen en controleren voordat bezoekers binnenkomen. Controleer tafels, stroom, bewegwijzering, geluidsinstallatie, koffiepunt en de deelnemerslijst voordat de eerste verkopers starten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speelgoedbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal en deelnemersvoorwaarden. Publiceer het inschrijfformulier daarna zo snel mogelijk, zodat je minstens 2 weken voor de beurs de verkopers en tafelnummers kunt bevestigen.
Hoe deel ik de tafels op een speelgoedbeurs in?: Maak de plattegrond zodra de inschrijvingen sluiten en wijs iedere verkoper één tafelnummer toe. Houd daarnaast minimaal één aparte plek vrij voor de kassa en een brede doorgang voor bezoekers en rolstoelen.
Wat moet ik op de beursdag als eerste controleren?: Open de zaal minstens 2 uur voor de bezoekers en controleer eerst toegang, tafels, stoelen, stroom en betaalapparatuur. Zet daarna de koffiehoek, afvalbakken, bewegwijzering en deelnemerslijst klaar voordat de verkopers binnenkomen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een speelgoedbeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor de kassa of entree, 1 voor vragen en verkopers en 1 voor toezicht en praktische hulp. Bij een grotere beurs is een extra vrijwilliger tijdens de opbouw en het eerste uur verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.