La checklist pour organiser un salon du jouet
Un salon du jouet se prépare d’abord avec une date, des horaires et une salle confirmés, puis avec un parcours clair pour les exposants et les visiteurs. Prévoyez les inscriptions, l’attribution des tables, les paiements et l’accueil plusieurs semaines avant l’ouverture. Les derniers jours servent surtout à vérifier les impressions, le matériel, les achats et les besoins des bénévoles. Cette checklist rassemble les 65 tâches et les 57 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
Confirmer la réservation de la salle
Créer le plan du salon
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les vendeurs
2 personnes
Attribuer les numéros de table
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Établir le plan de caisse et de paiement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les imprimés
Rassembler le matériel
3 personnes
Étiqueter les caisses
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir des vendeurs
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Placer les numéros de table
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Guider les vendeurs vers les tables
3 personnes
Vérifier les tables de vente
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Dégager le parcours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de salonqté 40
- Chaises pliantesqté 80
- Table de caisseqté 2
- Table à caféqté 2
- Poubellesqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Caisses de rangementqté 20
- Nappesqté 40
- Table pour fauteuil roulant
- Tente de réceptionqté 2
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisseqté 2
- Bacs à monnaieqté 4
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Imprimante d'étiquettes
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Enrouleurs électriquesqté 4
- Glacièresqté 4
- Pied de micro à main
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 6
Décoration
- Bannières d’entréeqté 2
- Drapeaux du salonqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Numéros de tableqté 40
- Badges nominatifsqté 60
- Braceletsqté 300
- Ruban de balisageqté 4
- Pâte adhésiveqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes de nuitqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Pains de glaceqté 16
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Chariot de nettoyage
- Bornes de désinfection des mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les règles de participation avant de diffuser le formulaire d’inscription. Indiquez notamment les horaires, le numéro de table attribué et les modalités de paiement afin d’éviter les échanges incomplets avec les vendeurs.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau et confirmez les vendeurs avant d’imprimer la liste des participants. Gardez une version à jour pour l’accueil, avec les numéros de table et les éventuels besoins alimentaires.
- Dessinez le plan de la salle avant de commander ou de déplacer le mobilier. Réservez un passage suffisamment dégagé pour les fauteuils roulants et prévoyez une table de caisse séparée de la table à café.
- Testez les terminaux de paiement, la caisse, les rallonges et les multiprises au moins la veille. Une vérification de 30 minutes sur place permet aussi de repérer les prises trop éloignées ou les câbles qui traversent les zones de passage.
- Préparez les caisses de rangement et étiquetez-les par zone avant l’ouverture. Le jour du salon, vous retrouverez plus vite les nappes, gobelets, imprimés et accessoires au lieu de vider toutes les caisses.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon du jouet ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez la salle et confirmez les horaires en premier, puis lancez les conditions de participation, le formulaire d’inscription et les invitations.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon du jouet ?
- Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour ouvrir la salle, vérifier les espaces, installer les tables et placer les chaises. Ajoutez du temps si les tables de salon, la sonorisation ou la tente de réception doivent être montées.
- Que faut-il préparer pour la caisse d’un salon du jouet ?
- Préparez une table de caisse, une caisse, des bacs à monnaie et les terminaux de paiement. Testez les paiements et prévoyez au moins 30 minutes pour vérifier les branchements, la connexion et la répartition des rôles.
- Quand confirmer les exposants d’un salon du jouet ?
- Confirmez les vendeurs environ 2 à 3 semaines avant l’événement, une fois les inscriptions traitées. Attribuez ensuite les numéros de table et imprimez la liste des participants au plus tard la veille.
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