Spielwarenmesse organisieren: Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Raum, Datum und Öffnungszeiten zuerst und halte die Teilnahmebedingungen schriftlich fest. Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn klar ist, welche Angaben du von Ausstellern und Besuchern brauchst.
• Plane die Kommunikation in mehreren Schritten: Einladungen frühzeitig verschicken, danach Plakate und soziale Medien nutzen und Anmeldungen laufend bearbeiten. Prüfe die Teilnehmerliste spätestens vor dem Druck noch einmal auf Namen, Tischzuweisung und Ernährungswünsche.
• Lege Tischnummern anhand des Messeplans fest und drucke die Teilnehmerliste nicht erst am Messetag. Eine aktualisierte Papierfassung am Eingang hilft auch dann, wenn Laptop oder Drucker ausfallen.
• Kläre Lieferanten, Kasse und Zahlungswege vor dem Einkauf. Für Kartenterminals, Wechselgeld und Münzgeldkästen sollte eine verantwortliche Person eingeteilt sein, damit die Kasse nicht nebenbei von wechselnden Helfern betreut wird.
• Beschrifte Kisten nach Bereichen wie Anmeldung, Kasse, Technik und Verpflegung. Kontrolliere beim Öffnen des Saals zuerst Strom, Kabel, Tische, Stühle, Abfallbehälter und die Beschallungsanlage, bevor die Aussteller eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Spielwarenmesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Datum, Teilnahmebedingungen und Anmeldung. Einladungen und Ausstellerbestätigungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin laufen.

Was muss am Tag vor der Spielwarenmesse vorbereitet werden?

Stelle Teilnehmerliste, Tischnummern, Drucksachen, Kisten und Technik vollständig zusammen. Lade Kartenterminals, Laptop und Funkgeräte und prüfe außerdem, ob Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Wechselgeld vorhanden sind.

Wie viele Tische braucht man für eine Spielwarenmesse?

Das hängt von der Zahl der Aussteller und der vereinbarten Tischgröße ab. Rechne pro Aussteller mit dem im Anmeldeformular zugesagten Platz und ergänze Flächen für Kasse, Kaffee, Durchgänge und einen Rollstuhltisch.

Wann sollte der Saal am Messetag geöffnet werden?

Öffne den Saal so früh, dass die Kontrolle und der Aufbau vor dem Einlass abgeschlossen sind, meist 2 bis 3 Stunden vorher. Plane zusätzlich Zeit für Tische, Tischdecken, Beschilderung, Kasse, Technik und die Einteilung der Freiwilligen ein.