Songfestival organiseren: checklist voor een geslaagde kijkavond

Een Songfestivalavond draait niet alleen om de uitzending. Je moet vooraf ook de locatie, gastenlijst, stemformulieren, techniek en catering op elkaar afstemmen. Begin met reserveren en uitnodigen, verzamel dieetwensen en werk daarna toe naar een definitieve planning. Test beeld, geluid en livestream vóór de gasten binnenkomen. Met deze checklist zie je per fase wat je regelt, zodat de ontvangst, stemming en finale zonder last-minute zoeken verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Programma en stemformulieren maken
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Scherm en projector plaatsen
2 personen
Speakers aansluiten
2 personen
Livestream controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Stemtafel klaarzetten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
2 personen
Programma uitdelen
Middagquiz begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Diner serveren
4 personen
Stemronde uitleggen
Stemformulieren innemen
2 personen
Uitslag berekenen
2 personen
Live-uitzending starten
2 personen
Techniek tijdens uitzending bewaken
Prijswinnaars bekendmaken
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Eten en dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Garderoberek

Apparatuur

Televisie of projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Afstandsbedieningenaantal 2

Servies

Bordenaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 3

Decoratie

Landenvaantjesaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Stemformulierenaantal 50
Stiftenaantal 20
Prijstrofee

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra je de avond plant en controleer uiterlijk een week vooraf hoe gasten binnenkomen. Leg sleutels, toegang en de opstelling van tafels en stoelen vast.
Stuur de uitnodigingen op tijd en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor dieetwensen, zitplaatsen, servies en de hoeveelheid hapjes en drank.
Test televisie of projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, speakers en livestream minimaal één dag vooraf. Controleer op de avond zelf nogmaals beeld, geluid, afstandsbedieningen, stekkerdozen en verlengkabels.
Zet de stemtafel vóór ontvangst klaar met stemformulieren en schrijfmateriaal. Houd de stemprocedure kort uitgelegd, zodat je tijdens de uitzending geen tijd verliest met regels herhalen.
Koel dranken enkele uren vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk vóór de gasten komen. Richt buffettafels, koffie- en theehoek en ontvangsttafel apart in; zo ontstaat er geen opstopping bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Songfestivalavond organiseren voorbereiden?: Reserveer de locatie en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verzamel dieetwensen en sluit de gastenlijst enkele dagen voor de avond, zodat boodschappen en opstelling definitief zijn.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Songfestivalavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koel extra water en frisdrank vooraf; drank op kamertemperatuur wordt tijdens de uitzending vaak te laat aangevuld.
Wanneer moet ik de techniek voor het Songfestival testen?: Test de volledige opstelling minimaal 24 uur vooraf en nogmaals 30 minuten vóór ontvangst. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook de livestream, HDMI-verbinding, afstandsbedieningen en beschikbare stroompunten.
Wanneer zet ik de hapjes en het buffet klaar?: Zet houdbare hapjes en servies ongeveer 30 minuten vooraf klaar. Leg gekoelde of kwetsbare hapjes pas vlak voor ontvangst op schalen en vul het buffet tijdens de avond in kleine hoeveelheden aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.