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Songfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Songfestival-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Die Gästeliste muss rechtzeitig feststehen, die Übertragung zuverlässig laufen und die Stimmzettel vor Beginn bereitliegen. Plane zuerst Ort, Einladungen und Technik, danach Einkauf und Vorbereitung. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, gekühlte Getränke, Buffet und Empfang. Diese Checkliste hilft dir, nichts zu spät zu erledigen – besonders bei Kabeln, Sitzplätzen und Ernährungswünschen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Programm und Stimmzettel erstellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Leinwand und Projektor aufstellen

    2 Personen

  • Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Livestream überprüfen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Wahlstand vorbereiten

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste willkommen heißen

    2 Personen

  • Programm verteilen

  • Nachmittagsquiz begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Abstimmungsrunde erklären

  • Stimmzettel einsammeln

    2 Personen

  • Ergebnis berechnen

    2 Personen

  • Live-Übertragung starten

    2 Personen

  • Technik während der Übertragung überwachen

  • Preisträger bekanntgeben

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 3
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Fernseher oder Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FernbedienungenAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 50
  • GläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 45
  • MesserAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • LöffelAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 3

Dekoration

  • LänderfähnchenAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 80
  • StimmzettelAnz. 50
  • StifteAnz. 20
  • Preistrophäe

Beleuchtung

  • LichtergirlandeAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Teste Fernseher oder Projektor, Laptop, HDMI-Kabel und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. So erkennst du fehlende Adapter oder ein instabiles Livestream-Signal noch rechtzeitig.
  • Bitte um Rückmeldung mit einer festen Frist, etwa 7 Tage vor dem Abend. Erfasse dabei Ernährungswünsche und erstelle anschließend die endgültige Gästeliste, statt mit vorläufigen Zahlen einzukaufen.
  • Kühle Getränke mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Kühlboxen und Eiswürfelbehälter werden oft erst beim Aufbau vermisst – stelle sie deshalb schon beim Einkauf bereit.
  • Bereite Programm und Stimmzettel vor Beginn vollständig vor und lege pro Gast einen Stimmzettel plus einige Ersatzexemplare aus. Ein Wahlstand mit Stiften verhindert, dass die Abstimmung zwischen Buffet und Sitzplätzen untergeht.
  • Beginne mit dem Aufbau mindestens 2 Stunden vorher: erst Tische, Stühle und Buffet, dann Leinwand, Lautsprecher und Dekoration. Plane zusätzlich 30 Minuten für den Technik- und Livestream-Test ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Songfestival-Abend einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf 7 Tage vor der Veranstaltung, damit du Gästeliste, Essen, Getränke und Sitzplätze rechtzeitig festlegen kannst.
Wann sollte man die Technik für das Songfestival testen?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal 30 Minuten vor dem Empfang. Teste Bild, Ton, HDMI-Verbindung und Livestream gemeinsam, nicht nur einzeln.
Wie viele Getränke braucht man für einen Songfestival-Abend?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Kaufe zusätzlich stilles Wasser und berücksichtige die endgültige Gästezahl nach Ablauf der Rückmeldefrist.
Wann soll das Buffet beim Songfestival fertig sein?
Richte Platten und Serviergeschirr etwa 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste an. Warme oder empfindliche Speisen kommen erst kurz vor dem Empfang auf den Buffettisch; Snacks und Getränke kannst du früher bereitstellen.

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