Cómo organizar un festival de la canción sin olvidar nada
Organizar un festival de la canción implica coordinar participantes, votaciones, comida y una parte técnica que conviene probar antes de que lleguen los invitados. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde reservar el lugar y cerrar las inscripciones hasta preparar la recepción y dar la bienvenida. También contempla detalles que suelen quedarse para el último momento, como los cables, el acceso al espacio, las preferencias dietéticas y los formularios de votación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
Crear el programa y las papeletas de votación
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar la pantalla y el proyector
2 personas
Conectar los altavoces
2 personas
Comprobar la transmisión en directo
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la mesa de votación
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Repartir el programa
Acompañar el quiz de la tarde
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir la cena
4 personas
Explicar la ronda de votación
Recoger las papeletas de voto
2 personas
Calcular resultados
2 personas
Iniciar la transmisión en directo
2 personas
Supervisar la técnica durante la emisión
Anunciar a los ganadores
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Comprobar los materiales
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mesas de buffetcant. 3
- Perchero
Equipo
- Televisor o proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Mandos a distanciacant. 2
Vajilla
- Platoscant. 50
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 45
- Cuchilloscant. 50
- Tenedorescant. 50
- Cucharascant. 50
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cubiterascant. 3
Decoración
- Banderines de paísescant. 40
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 80
- Formularios de votacióncant. 50
- Rotuladorescant. 20
- Trofeo del premio
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar el programa definitivo: así puedes imprimir las papeletas con todos los participantes y evitar cambios durante el festival.
- Haz una prueba técnica completa con el portátil, el HDMI, el proyector o televisor y los altavoces al menos 24 horas antes. Comprueba también la transmisión en directo si forma parte del programa.
- Confirma el acceso al lugar y las llaves con varios días de antelación. El día del evento, reserva entre 60 y 90 minutos para montar mesas, sillas, buffet, pantalla y sonido.
- Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y revisa la lista una segunda vez. Prepara los aperitivos en bandejas y deja listas las bebidas frías antes de abrir la recepción.
- Prepara la mesa de votación con formularios, bolígrafos y un recipiente para recogerlos. Colócala cerca de la entrada para que nadie tenga que buscarla cuando termine cada actuación.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un festival de la canción?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del festival. Pide confirmación e información dietética con una fecha límite de 7 días, para poder cerrar la lista de invitados y hacer la compra.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido y el proyector?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación breve entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Prueba el portátil, el cable HDMI, los altavoces, los mandos y la transmisión en directo.
- ¿Cuándo preparo las papeletas de votación?
- Crea el programa y las papeletas después de cerrar las inscripciones y la lista definitiva de participantes, normalmente entre 3 y 5 días antes. Imprime algunas papeletas adicionales por si se pierde o se estropea alguna.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar el lugar?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar mesas, sillas, buffet, decoración, pantalla, proyector y altavoces. Añade 15 minutos para revisar el acceso, la recepción y la mesa de votación antes de recibir a los invitados.
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