Solistenconcert organiseren: checklist en planning

Een solistenconcert vraagt om meer dan een musicus en een podium. Leg eerst programma, speeltijd en locatie vast en stem daarna instrument, muziekstandaard en geluid af. Regel uitnodigingen, aanmeldingen en toegankelijkheid ruim vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te controleren. Deze checklist helpt je van voorbereiding tot ontvangst, koffie, hapjes en de afronding van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en speeltijd vastleggen
Concertlocatie reserveren
Instrument en techniek afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gastenlijst en presentielijst maken
Programma's laten drukken
Vrijwilligers voor ontvangst indelen
Toegankelijkheid met locatie controleren
Boodschappen doen
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
Wegwijzers en bordjes printen

Event

Locatie openen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels en ontvangstbalie plaatsen
2 personen
Muziekstandaard en instrument plaatsen
2 personen
Microfoon en basisgeluid testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Programma's klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
Concertprogramma aankondigen
Pauze begeleiden
2 personen
Hapjes en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen opvangen
Afscheid van solist begeleiden

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur en instrumenten inpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Muziekstandaardenaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Programmastandaardsaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 6
Naambadgesaantal 30

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 3
Drankdispensersaantal 2
Serveerplateausaantal 8
Koffiefiltersaantal 100
Tafelnummersaantal 8
Pinapparaat
Geldkist
Boodschappen

Tips

Plan de techniekstest minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Controleer dan microfoon, microfoonstandaard, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen in de echte opstelling.
Maak de gastenlijst en presentielijst uiterlijk 2 dagen vooraf. Zet naambadges, wegwijzerborden en programmastandaards bij elkaar, zodat vrijwilligers de ontvangstbalie snel kunnen inrichten.
Controleer de stoelopstelling op zichtlijnen en loopruimte voordat je het instrument plaatst. Houd ook rekening met de toegankelijkheid van entree, zaal en sanitaire voorzieningen.
Zet dranken pas koud wanneer de voorraad is gecontroleerd. Richt het koffie- en theepunt minstens 30 minuten voor aanvang in met koffiekannen, theepotten, waterkokers, thermoskannen, kopjes en glazen.
Wijs per taak één vrijwilliger aan en geef die persoon een begintijd. Laat ontvangst, programma’s klaarleggen, hapjes uitserveren en het afsluiten van de locatie niet allemaal bij dezelfde medewerker terechtkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een solistenconcert organiseren?: Reserveer de locatie en leg programma en speeltijd minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor het concert.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een solistenconcert?: Plan minimaal 2 uur voor de volledige opbouw. Trek daarvan ongeveer 60 minuten uit voor stoelen, tafels en ontvangst en 60 minuten voor instrument, muziekstandaard en geluidstest.
Wanneer moet ik de programma's laten drukken?: Laat de programma’s uiterlijk 5 werkdagen voor het concert drukken, nadat programma en speeltijd definitief zijn. Leg ze op de dag zelf minimaal 30 minuten voor ontvangst klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een solistenconcert?: Reken op minimaal 3 vrijwilligers: twee voor ontvangst en presentielijst en één voor zaal, koffie en hapjes. Bij meer dan 75 gasten is een vierde persoon handig voor wegwijzen en praktische vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.