Organiser un concert de solistes sans rien oublier

Un concert de solistes demande une préparation précise, même lorsque le programme tient sur une seule soirée. Commence par fixer la durée et réserver la salle, puis enchaîne avec les inscriptions, la sonorisation et l’accueil. Les derniers oublis concernent souvent les besoins alimentaires, les programmes imprimés, les badges et les branchements électriques. Cette checklist regroupe les 42 tâches et les 41 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et la durée
Réserver le lieu du concert
Régler l'instrument et la sonorisation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la liste des invités et la feuille de présence
Faire imprimer les programmes
Répartir les bénévoles à l'accueil
Vérifier l’accessibilité avec le lieu
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les panneaux et les affiches

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables et le comptoir d'accueil
2 personnes
Installer le pupitre et l’instrument
2 personnes
Tester le micro et le son de base
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les programmes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
Annoncer le programme du concert
Encadrer la pause
2 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions du public
Accompagner l’au revoir du soliste

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer l’équipement et les instruments
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 6

Équipement

Supports à partitionsqté 2
Microphone
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux directionnelsqté 6
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Glacièresqté 3
Distributeurs de boissonsqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Filtres à caféqté 100
Numéros de tableqté 8
Terminal de paiement
Caisse
Courses

Conseils

Fixe la durée du concert avant d’ouvrir les inscriptions : elle détermine l’horaire d’accueil, le nombre de programmes à imprimer et le moment du café ou du thé.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrête la liste des invités au plus tard quelques jours avant l’événement. Prépare ensuite les badges et la feuille de présence à partir de cette liste.
Teste le microphone, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges avant l’arrivée du public. Prévois un vrai contrôle du son dans la salle, pas seulement un branchement rapide près de la console.
Installe les chaises, le pupitre et l’instrument avant de préparer les plateaux. Une fois le café, le thé et les amuse-bouches disposés, garde un passage libre entre l’accueil, les sièges et la zone musicale.
Répartis l’accueil entre au moins deux personnes lorsque les inscriptions sont nombreuses : l’une vérifie la feuille de présence et les badges, l’autre oriente les invités et répond aux questions d’accessibilité.

Questions fréquentes

Quand réserver la salle pour un concert de solistes ?: Réserve la salle dès que la date et la durée du programme sont fixées, idéalement plusieurs semaines avant le concert. Vérifie en même temps l’accessibilité, les horaires d’ouverture et les possibilités d’installation.
Combien de programmes imprimer pour un concert de solistes ?: Prévois un programme par invité attendu, puis ajoute environ 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 80 personnes inscrites, imprime donc environ 88 programmes afin de couvrir les inscriptions tardives et les exemplaires abîmés.
Quand tester la sonorisation avant le concert ?: Fais un premier test avant le jour J, puis un second dans la salle au moins 60 minutes avant l’accueil du public. Vérifie le microphone, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avec l’instrument installé.
Combien de boissons prévoir pour un concert de solistes ?: Pour le premier temps d’accueil, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la présence d’un entracte. Mets les boissons au frais avant l’arrivée des invités et prépare le café et le thé juste avant le service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.