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Solistenkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Solistenkonzert hängen Ablauf und Atmosphäre an wenigen Details: Spielzeit, Raum, Instrument und Technik müssen zusammenpassen. Plane zuerst Programm und Konzertort, öffne danach die Anmeldungen und kläre Ernährung sowie Barrierefreiheit. In den letzten Stunden vor Beginn zählen Anwesenheitsliste, Empfang, Bestuhlung und ein vollständiger Soundcheck. Die Checkliste führt dich durch alle 42 Aufgaben und hilft dabei, Dinge wie Wegweiser, Namensschilder und warme Getränke nicht zu spät vorzubereiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Spielzeit festlegen

  • Konzertort reservieren

  • Instrument und Technik abstimmen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Gästeliste und Anwesenheitsliste erstellen

  • Programme drucken lassen

  • Freiwillige für den Empfang einteilen

  • Barrierefreiheit mit der Location prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Vorräte und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegweiser und Schilder drucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische und Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

  • Notenständer und Instrument aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofon und Grundsound testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    2 Personen

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Besucher zu den Plätzen begleiten

    2 Personen

  • Konzertprogramm ankündigen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsfragen entgegennehmen

  • Verabschiedung des Solisten begleiten

Nachbereitung

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Ausrüstung und Instrumente einpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Empfangstresen
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeekannenAnz. 3
  • TeekannenAnz. 2

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • NotenständerAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • ProgrammständerAnz. 4
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • KühlboxenAnz. 3
  • GetränkespenderAnz. 2
  • ServierplattenAnz. 8
  • KaffeefilterAnz. 100
  • TischnummernAnz. 8
  • Kartenterminal
  • Geldkassette
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Spielzeit fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane zusätzlich mindestens 30 Minuten für Einlass, Begrüßung und Platzsuche ein.
  • Stimme Instrument und Technik spätestens 7 Tage vorher mit dem Konzertort ab. Prüfe Mikrofon, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel gemeinsam vor Ort.
  • Schließe die Anmeldungen 2 bis 3 Tage vor dem Konzert und erstelle daraus eine Gästeliste sowie eine Anwesenheitsliste. So kannst du Namensschilder, Programme und Sitzplätze in der passenden Anzahl vorbereiten.
  • Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Rechne etwa 45 Minuten für Stühle, Tische und Empfangstresen sowie mindestens 30 Minuten für den vollständigen Mikrofon- und Grundsoundtest ein.
  • Richte Kaffee, Tee, kalte Getränke und Häppchen spätestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Stelle außerdem Wegweiser, Programme, Abfallbehälter und die Materialien für den Empfang sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Solistenkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Programm, Spielzeit und Konzertort. Technik, Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Anmeldungen für ein Solistenkonzert schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 2 bis 3 Tage vor dem Konzert. Dann bleiben genug Zeit für Gästeliste, Anwesenheitsliste, Namensschilder und die richtige Anzahl gedruckter Programme.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Solistenkonzert?
Plane mindestens 2 Stunden vor Einlass ein. Davon entfallen ungefähr 45 Minuten auf Bestuhlung und Tische, 30 Minuten auf den Soundcheck und weitere 30 Minuten auf Empfang, Getränke und Häppchen.
Wann sollte der Soundcheck beim Solistenkonzert stattfinden?
Der Soundcheck sollte mindestens 60 bis 90 Minuten vor Konzertbeginn abgeschlossen sein. Teste Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult, Kabel und das Instrument mit der tatsächlichen Raumaufstellung.

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