Checklist voor een goed georganiseerde soepwedstrijd

Een soepwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en een paar pannen. Je moet vooraf regels en beoordelingscriteria vastleggen, juryleden en vrijwilligers indelen en dieetwensen verzamelen. Op de dag zelf draait alles om een logische opstelling: genummerde soepstations, een aparte jurytafel en genoeg kommen, lepels en warmhoudpannen. Gebruik deze checklist om eerst de organisatie vast te leggen en daarna de locatie stap voor stap klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Beoordelingscriteria bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Deelnemers inschrijven
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Juryleden bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Prijsbekers bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Deelnemersinstructies versturen
Programma en bewegwijzering maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Servies en materialen controleren
2 personen
Juryformulieren printen
Deelnemerslijst afdrukken
Dranken koelen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Soepstations inrichten
4 personen
Wedstrijdnummers plaatsen
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Jurytafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Soepen aannemen en labelen
3 personen
Opening en uitleg geven
Soepen op temperatuur houden
3 personen
Proefporties serveren
6 personen
Brood en toppings bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Winnaars berekenen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Garderoberek

Servies

Soepkommenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 80
Soep lepelsaantal 80
Koffielepelsaantal 50

Keuken

Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Warmhoudpannenaantal 12

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Digitale thermometersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Soepstationbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Wedstrijdnummersaantal 12
Prijzenaantal 3
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Afwasbakkenaantal 3
Droogrekkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Serveertraysaantal 6
Koelelementenaantal 16
Stembriefbussenaantal 2
Juryformulierenaantal 20
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdregels en beoordelingscriteria uiterlijk twee weken vooraf vast. Bepaal bijvoorbeeld hoeveel punten smaak, presentatie en originaliteit krijgen, zodat juryleden dezelfde juryformulieren gebruiken.
Verstuur deelnemersinstructies minstens 10 dagen voor de wedstrijd. Zet daarin het wedstrijdnummer, de aanlevertijd, de gewenste hoeveelheid soep en informatie over allergieën en dieetwensen.
Plan per soepstation minimaal één tafel en voldoende ruimte voor een warmhoudpan, opscheplepel en serveerschalen. Controleer vooraf hoeveel inductiekookplaten, verlengsnoeren en stekkerdozen veilig beschikbaar zijn.
Zet de jury apart van het buffet en geef elk jurylid een eigen kom, lepel, water en formulier. Voorzie ook een neutrale pauze tussen proeverijen, zodat juryleden hun beoordeling niet laten beïnvloeden door de vorige soep.
Richt de locatie op de dag zelf eerst technisch in en test daarna alle apparatuur. Koel dranken vooraf, plaats wedstrijdnummers voordat deelnemers arriveren en zet afvalscheidingsbakken op een zichtbare plek bij de eet- en drankentafel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel soep heb ik nodig per deelnemer aan een soepwedstrijd?: Reken voor proeven op ongeveer 150 tot 200 milliliter per soep per bezoeker. Bij 10 deelnemers en 30 proevers is dat per soep ongeveer 4,5 tot 6 liter; voor juryleden en morsen leg je 10 procent extra aan.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een soepwedstrijd?: Met 3 juryleden kun je een kleine wedstrijd met maximaal ongeveer 15 soepen goed beoordelen. Bij grotere aantallen is 1 jurylid per 5 tot 7 soepen werkbaar, zodat proeven en formulieren invullen niet gehaast worden.
Wanneer moet ik deelnemers inschrijven voor een soepwedstrijd?: Sluit de inschrijving uiterlijk 10 dagen voor de wedstrijd. Zo houd je tijd over om dieetwensen te verwerken, wedstrijdnummers toe te wijzen en de benodigde kommen, lepels en warmhoudpannen te tellen.
Hoe richt ik soepstations veilig in?: Zet elke warme pan op een stabiele tafel en houd kabels langs de rand of buiten de looproute. Test inductiekookplaten en verlengsnoeren minimaal 1 uur voor aanvang en plaats per station een opscheplepel en een duidelijk wedstrijdnummer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.