Boodschappenlijst voor een sociologiecongres

Voor een sociologiecongres heb je meer nodig dan alleen stoelen en een beamer. De registratie, presentaties, panels en koffiemomenten vragen elk om eigen materialen. Stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers, sprekers en ruimtes. Regel techniek en meubilair uiterlijk twee tot vier weken vooraf; controleer presentaties, kabels en dieetwensen in de laatste week. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, microfoon of naam badge het programma vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Panelstoelenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Geluidsrecorder

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Wegwijzerbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 100
Badgekoordenaantal 100
Tafelnummersaantal 12
Programmastandaardsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenschijfjes - 10 citroenen
- Plat water - 60 flessen
- Bruiswater - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Appelsap - 8 liter
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Mini-croissants - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Witbrood - 6 broden
- Meergranenbrood - 6 broden
- Roomboter - 1 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilo
- Tomaten - 2 kilo
- Komkommers - 2 kilo
- Gemengde sla - 3 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Ketchup - 1 liter
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensaus - 8 liter
- Groentebouillon - 2 liter
- Champignons - 3 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Courgettes - 3 kilo
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Vegan pastasaus - 4 liter
- Glutenvrije pasta - 1 kilo
- Vegan broodjes - 20 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan kaas - 500 gram
- Vegan beleg - 1 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute nootjes - 4 kilo
- Pure chocolade - 2 kilo
- Koekjes - 4 kilo
- Servetten - 500 stuks
- Papieren koffiebekers - 200 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Cocktailprikkers - 200 stuks
- Vershoudbakjes - 20 stuks
- Afvalzakken - 30 stuks
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen

Tips

Tel stoelen per congresruimte op basis van het definitieve deelnemersaantal en reserveer voor panelleden extra panelstoelen. Houd bij de registratie minimaal één aparte tafel vrij voor naambadges en deelnemerslijsten.
Plan per presentatie een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en presentatieklikker. Leg minstens twee extra HDMI-kabels en een set oplaadkabels klaar; die worden vaak pas gemist wanneer een spreker aansluit.
Controleer vóór de congresdag hoeveel draadloze microfoons tegelijk nodig zijn voor sprekers, panelleden en vragen uit de zaal. Test alle microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf in de daadwerkelijke ruimtes.
Bereken kopjes, glazen, borden en bestek op het maximale aantal deelnemers per eet- en drinkmoment, niet alleen op het gemiddelde. Zet voor koffie en thee extra servies klaar, zodat een korte pauze niet stilvalt door afwas of tekorten.
Verzamel presentaties uiterlijk 48 uur vóór het congres en test ze op de gebruikte laptop. Leg een reservekopie klaar en controleer tegelijk de congresbanner, flip-overs, stiften en geluidsrecorder voordat de eerste spreker arriveert.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een sociologiecongres?: Voor een sociologiecongres heb je meubilair voor registratie, presentaties en panels nodig, plus techniek, servies en materialen voor koffie. Reken per deelnemer op een stoel en stem kopjes, glazen, borden en bestek af op het grootste eet- of drinkmoment.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een congres?: Reserveer minimaal één microfoon per actieve spreker of panellid dat gelijktijdig spreekt, plus één voor vragen uit de zaal. Test alle draadloze microfoons uiterlijk één dag vooraf en controleer of er voldoende standaards en geluidsversterking zijn.
Wanneer moet ik de techniek voor een sociologiecongres regelen?: Reserveer beamer, scherm, laptop, microfoons en luidsprekers bij voorkeur twee tot vier weken vooraf. Test de volledige opstelling uiterlijk één dag voor het congres, inclusief HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en presentaties.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een congres?: Neem per eet- of drinkmoment servies mee voor het maximale aantal aanwezigen: minimaal één kopje of glas per persoon en één bord en bestekset per maaltijd. Leg voor koffie en thee extra kopjes en glazen klaar, zodat je niet afhankelijk bent van tussentijdse afwas.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.