Que faut-il prévoir pour un congrès de sociologie ?

Pour un congrès de sociologie, les achats couvrent trois besoins : installer les espaces, assurer les présentations et accueillir les participants. Prévoyez notamment le mobilier des sessions, le matériel de projection, les badges et les fournitures pour l’inscription. Les quantités dépendent du nombre de personnes et du nombre de salles utilisées. Cette liste aide aussi à vérifier les éléments souvent oubliés, comme les rallonges, les câbles de recharge et l’enregistreur audio.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 100
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Chaises de panelqté 6
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Enregistreur audio

Décoration

Bannière de congrèsqté 2
Panneaux directionnelsqté 10
Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 100
Cordons pour badgesqté 100
Numéros de tableqté 12
Pupitres de programmeqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 10
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Rondelles de citron - 10 citrons
- Eau plate - 60 bouteilles
- Eau pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus d'orange - 12 litres
- Jus de pomme - 8 litres
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Mini-croissants - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Pain aux céréales - 6 pains
- Beurre - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Filet de dinde - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Tomates - 2 kilos
- Concombres - 2 kilos
- Salade mêlée - 3 kilo
- Oignon rouge - 1 kilo
- Olives - 1 kilo
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Pâtes - 8 kilos
- Sauce tomate - 8 litres
- Bouillon de légumes - 2 liter
- Champignons - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Courgettes - 3 kilos
- Parmesan - 1 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Sauce pour pâtes vegan - 4 litres
- Pâtes sans gluten - 1 kilo
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Fromage vegan - 500 grammes
- Garniture végane - 1 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix salées - 4 kilos
- Chocolat noir - 2 kilo
- Biscuits - 4 kilos
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets à café en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux

Conseils

Prévoyez une table d’inscription et deux chaises pour environ 50 participants, afin que l’accueil ne bloque pas l’entrée. Préparez les badges nominatifs avant l’ouverture des portes.
Pour chaque salle de présentation, comptez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable et au moins deux câbles HDMI. Testez chaque combinaison la veille, car les adaptateurs manquants sont difficiles à trouver au dernier moment.
Ajoutez au moins une rallonge et une multiprise par espace équipé, puis gardez plusieurs câbles de recharge à l’accueil technique. Étiquetez les câbles avant l’installation pour éviter les échanges entre salles.
Pour une pause-café, prévoyez au minimum une tasse par participant et 10 % de réserve. Ajoutez des verres à eau et à thé selon les boissons servies, et vérifiez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant le congrès.
Installez les chevalets et les feutres dans chaque salle où le programme prévoit des échanges ou des panels. Réservez les microphones sans fil, les pieds de micro et les haut-parleurs assez tôt si plusieurs sessions se déroulent en parallèle.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès de sociologie ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit dans chaque salle, plus 5 à 10 % de marge. Pour 100 participants, cela représente donc 105 à 110 chaises si tout le monde assiste à la même session.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour les présentations ?: Comptez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable et deux câbles HDMI par salle de présentation. Ajoutez un cliqueur de présentation et testez le matériel au moins 24 heures avant le début du congrès.
Combien de tasses et de verres acheter pour un congrès ?: Prévoyez une tasse à café et un verre à eau par participant, avec 10 % de réserve pour les rotations et la casse. Pour 80 personnes, achetez ou louez environ 88 unités de chaque type utilisé.
Quand faut-il confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Confirmez le catering au moins 10 jours avant le congrès et transmettez les besoins alimentaires définitifs une semaine avant. Gardez ensuite quelques portions adaptées en réserve pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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