Checklist voor een sociale markt organiseren
Een sociale markt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en deelnemers regelen. Je moet de marktindeling, stroompunten, catering, bewegwijzering en het vrijwilligersrooster op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar definitieve deelnemers en standplaatsen. In de laatste week controleer je vooral dieetwensen, materialen, naamkaartjes en informatie voor standhouders. Deze checklist geeft je de volledige volgorde, zodat je niets pas op de ochtend zelf hoeft op te lossen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Standhouders definitief indelen
2 personen
Stroompunten vastleggen
Catering bestellen
Dranken bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Route- en programmaborden maken
2 personen
Informatiefolders verzamelen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Standhouders informeren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Etiketten voor eten maken
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Informatietafels klaarzetten
2 personen
Weersverwachting controleren
Sleutels en toegang regelen
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Kramen en tenten opbouwen
5 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Ingang en ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar hun plek wijzen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Ontvangstteam instrueren
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Informatiefolders uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringafval verwijderen
2 personen
Toiletten controleren
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Kassa en donaties afsluiten
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Nazorg
Meubilair afbreken
5 personen
Tenten en kramen afbreken
5 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekers informeren over naslag
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 18
- Opbergboxenaantal 12
- Afzetpalenaantal 8
- Klapkarrenaantal 3
- Kapstokkenaantal 4
- Paraplubakkenaantal 2
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Oplaadbare lampenaantal 6
- Stroomhaspelsaantal 4
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Herbruikbare koffiebekersaantal 100
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Schenk kannenaantal 8
- Theepottenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Voorraadbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Koelelementenaantal 20
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Voedseletikettenaantal 100
- Allergenenkaartjesaantal 50
- Keukenweegschalenaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 12
- Naamkaartjesaantal 100
- Klembordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
- Whiteboardsaantal 3
- Stiftenaantal 12
- Postersaantal 30
- Flyersaantal 500
- Plakbandaantal 8
- Schaaraantal 6
- Touwaantal 4
- Tie-wrapsaantal 200
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Allesreinigeraantal 3
- Rubberen handschoenenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
Tips
- Leg de marktindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Reserveer per stand een duidelijke plek en noteer meteen welke tafel, kraam, stoel en eventuele stroomaansluiting nodig zijn.
- Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve overzicht uiterlijk 5 dagen voor de markt door aan de catering. Zo voorkom je dat etiketten of passende gerechten ontbreken.
- Plan per informatiepunt minimaal één herkenbaar bord met route en programma. Maak daarnaast naamkaartjes en informatiefolders klaar in aparte opbergboxen, zodat vrijwilligers ze snel kunnen aanvullen.
- Controleer stroom niet alleen op het aantal apparaten, maar ook op de afstand tot de stands. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf per zone klaar en test koffiezetapparaten, waterkokers, microfoons en luidsprekers vóór de opening.
- Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur en wijs iemand aan voor ontvangst, catering en materiaalbeheer. Zet voor de opbouw een korte controlelijst klaar voor kramen, tenten, tafels, stoelen, bewegwijzering en verlichting.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een sociale markt organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Benader daarna de organisaties en verstuur uitnodigingen; leg de definitieve standindeling ongeveer 2 weken voor de markt vast.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een sociale markt?
- Plan minimaal 3 uur voor de opbouw als je marktkramen, partytenten, tafels, informatiepunten en catering klaarzet. Reken extra tijd als stroomkabels, geluidsapparatuur of meerdere tenten getest moeten worden.
- Wanneer moet ik catering en dranken voor een sociale markt bestellen?
- Bestel catering en dranken zodra het aantal deelnemers redelijk stabiel is, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 5 dagen voor de markt door.
- Hoe regel ik stroom op een sociale markt?
- Breng 1 tot 2 weken vooraf per stand in kaart welke apparaten stroom nodig hebben. Test op de opbouwdag alle verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten, waterkokers, microfoons en luidsprekers voordat bezoekers binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!