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Sozialmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sozialmarkt braucht mehr als Stände und ein Programm: Organisationen müssen sich anmelden, Flächen und Stromanschlüsse müssen passen, und am Veranstaltungstag müssen Informationen, Verpflegung und Helfende zusammenspielen. Beginne mit Datum, Programm und Location und arbeite dich anschließend zu Anmeldungen, Marktaufteilung und Ausstattung vor. Plane Catering, Getränke und Lebensmittelkennzeichnung frühzeitig, besonders wenn Ernährungswünsche erfasst werden müssen. Die Checkliste bündelt 69 Aufgaben und 72 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location bestätigen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmende Organisationen kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Aussteller endgültig einteilen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse festlegen

  • Catering bestellen

  • Getränke bestellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Routen- und Programmschilder erstellen

    2 Personen

  • Informationsbroschüren sammeln

    2 Personen

  • Freiwilligenplan erstellen

  • Standbetreiber informieren

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Etiketten für Lebensmittel erstellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Informationstische aufstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Stände und Zelte aufbauen

    5 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Eingang und Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Informationsbroschüren verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Cateringabfall entfernen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Tische zwischendurch abwischen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    3 Personen

  • Kasse und Spenden abschließen

    2 Personen

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Möbel abbauen

    5 Personen

  • Zelte und Stände abbauen

    5 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Besucher über Nachschlagewerke informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 4
  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 18
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 8
  • KlappwagenAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 4
  • RegenschirmbehälterAnz. 2

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • LaptopsAnz. 2
  • TabletsAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
  • AusgießkannenAnz. 8
  • TeekannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • VorratsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 20
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • LebensmitteletikettenAnz. 100
  • AllergiekärtchenAnz. 50
  • KüchenwaagenAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • WhiteboardsAnz. 3
  • StifteAnz. 12
  • PosterAnz. 30
  • FlyerAnz. 500
  • KlebebandAnz. 8
  • SchereAnz. 6
  • SeilAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 200

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • MülleimerAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • AllzweckreinigerAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

  • Lege Marktaufteilung und Stromanschlüsse fest, sobald die teilnehmenden Organisationen zugesagt haben. So weißt du früh, welche Stände wo stehen und wo Verlängerungskabel benötigt werden.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und prüfe die Teilnehmerliste spätestens eine Woche vor dem Sozialmarkt. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch die Aussteller endgültig eingeteilt und informiert sein.
  • Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering. Übertrage die Angaben auf die Bestellung und bereite für alle Speisen gut lesbare Lebensmitteletiketten vor.
  • Erstelle Routen- und Programmschilder vor dem Veranstaltungstag und stelle Informationstische samt Broschüren auf. Besucher finden Angebote schneller, wenn wichtige Hinweise nicht nur an einzelnen Ständen hängen.
  • Plane den Helferplan mit klaren Zeiten für Aufbau, Catering, Getränke und Abbau. Prüfe am Vortag außerdem Marktstände, Tische, Stühle, Beleuchtung, Mikrofone und Lautsprecher auf Vollständigkeit und Funktion.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sozialmarkt organisieren?
Beginne idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Location. Einladungen, Anmeldeformular und Werbung sollten früh genug rausgehen, damit du vor der endgültigen Standplanung eine belastbare Teilnehmerliste hast.
Wann müssen die Aussteller für einen Sozialmarkt feststehen?
Die endgültige Einteilung sollte spätestens eine Woche vor dem Markt abgeschlossen sein. Danach kannst du Standbetreiber, Stromanschlüsse, Beschilderung und benötigte Ausstattung zuverlässig informieren und vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht man für einen Sozialmarkt?
Die genaue Zahl hängt von der Besucherzahl und der Fläche ab, aber plane mindestens getrennte Zuständigkeiten für Aufbau, Information, Catering, Getränke und Abbau ein. Trage für jede Schicht eine verantwortliche Person mit Start- und Endzeit ein.
Was muss man beim Catering für einen Sozialmarkt beachten?
Bestelle Catering und Getränke erst, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind. Bereite zusätzlich Lebensmittelkennzeichnungen, wiederverwendbares Geschirr, Servierutensilien sowie Kühl- und Aufbewahrungsmöglichkeiten vor.

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