Organiser un marché social : la checklist complète

Un marché social rassemble plusieurs organisations, stands d’information et visiteurs autour d’un programme commun. La préparation commence par la date, le lieu et le plan d’aménagement, puis se poursuit avec les inscriptions, la communication et la répartition des exposants. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, l’électricité, les bénévoles et le matériel. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre sans découvrir la veille qu’il manque des rallonges, des badges ou des panneaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Répartir définitivement les exposants
2 personnes
Répertorier les points d’alimentation électrique
Commander le catering
Commander des boissons
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
Rassembler les brochures d’information
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Informer les exposants
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Créer des étiquettes pour les aliments
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Installer les tables d’information
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Organiser les clés et l’accès

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les stands et les tentes
5 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager l’entrée et le bureau d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Distribuer les brochures d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Évacuer les déchets du traiteur
2 personnes
Vérifier les toilettes
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Clôturer la caisse et les dons
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
5 personnes
Démonter les tentes et les stands
5 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les visiteurs des documents de référence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Boîtes de rangementqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Chariots pliantsqté 3
Porte-manteauxqté 4
Porte-parapluiesqté 2

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Lampes rechargeablesqté 6
Enrouleurs électriquesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets de serviceqté 8
Théièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 20
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Étiquettes alimentairesqté 100
Cartes des allergènesqté 50
Balances de cuisineqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Tableaux blancsqté 3
Marqueursqté 12
Affichesqté 30
Flyersqté 500
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Nettoyant multi-usagesqté 3
Gants en caoutchoucqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloque le plan des stands dès que les inscriptions sont traitées. Prévois les tables, chaises, tentes et prises électriques selon les besoins réels de chaque organisation, puis envoie la répartition définitive plusieurs jours avant le marché.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la semaine de l’événement. Transmets le nombre de repas et les régimes particuliers au traiteur au moins 7 jours avant.
Prépare la signalétique en deux séries : des panneaux pour le parcours et d’autres pour le programme. Installe-les avant l’arrivée du public et vérifie que chaque stand est identifiable depuis l’entrée.
Établis le planning des bénévoles avec des créneaux d’au moins 2 heures. Prévois une personne à l’accueil, une personne pour le traiteur et un renfort disponible pour les exposants pendant l’installation.
Teste l’alimentation électrique et la sonorisation avant l’ouverture. Compte les rallonges, multiprises, microphones et haut-parleurs par zone, et garde les lampes rechargeables pour les espaces moins éclairés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché social ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour contacter les organisations, ouvrir les inscriptions, communiquer et confirmer le lieu. Garde les 7 derniers jours pour le traiteur, les boissons, les badges, la signalétique et le planning des bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un marché social ?: Envoie une première invitation 5 à 6 semaines avant la date, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fais une relance 10 à 14 jours plus tard afin de finaliser les participants et les besoins matériels.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché social ?: Prévois au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 pour la restauration et 1 personne de coordination pendant l’installation. Ajoute 1 bénévole par tranche de 10 à 15 exposants pour répondre aux demandes et gérer les changements de dernière minute.
Quand commander les boissons et le catering ?: Confirme la commande du catering environ 7 jours avant le marché, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Achète ou commande les boissons au plus tard 3 à 4 jours avant, puis conserve-les dans des glacières ou un espace adapté.

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