LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een sociaal wijkspreekuur organiseren

Een sociaal wijkspreekuur vraagt om meer dan een ruimte en een paar tafels. Je regelt tegelijk de ontvangst, privacy, spreekkamers, aanmeldingen en afstemming met wijkpartners. Begin met de locatie en de beschikbare spreekuren; daarna kun je communicatie, formulieren en praktische voorzieningen plannen. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen, vooral rond privacy, toegankelijkheid en techniek.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Spreekkamers reserveren

  • Wijkpartners benaderen

    2 personen

  • Inloopinformatie opstellen

  • Uitnodigingen opstellen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Informatie online publiceren

  • Aanmeldformulier maken

  • Privacytekst voorbereiden

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Vragen en onderwerpen inventariseren

    2 personen

  • Spreekuren inplannen

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Formulieren en borden printen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Toegankelijkheid controleren

    2 personen

  • Dranken koud zetten

  • Hapjes klaarzetten

    2 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Spreekkamers inrichten

    3 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Privacywanden plaatsen

    2 personen

  • Wegwijzers ophangen

    2 personen

  • Registratiemateriaal klaarleggen

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

Event

  • Deuren openen

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Bezoekers naar spreekkamer verwijzen

    2 personen

  • Hulpvragen inhoudelijk bespreken

    6 personen

  • Vervolgafspraken vastleggen

    3 personen

  • Spoedvragen doorverwijzen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

  • Formulieren bijvullen

  • Laatste bezoekers aanmelden

    2 personen

  • Spreekkamers afsluiten

    3 personen

  • Persoonsgegevens veilig opbergen

    2 personen

Nazorg

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Vervolgafspraken bevestigen

    2 personen

  • Registratiegegevens verwerken

    2 personen

  • Overgebleven persoonsgegevens vernietigen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 40
  • Ontvangstbalie
  • Privacywandenaantal 4
  • Kapstok
  • Afvalbakkenaantal 3

Apparatuur

  • Laptopsaantal 6
  • Laptopladersaantal 6
  • Printer
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Mobiele telefoonsaantal 4

Verlichting

  • Bureaulampenaantal 4

Servies

  • Mokkenaantal 40
  • Glazenaantal 40
  • Waterkannenaantal 3
  • Theelepelsaantal 40

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Serveerbladenaantal 3

Registratie

  • Clipboardsaantal 12
  • Documentbox met slotaantal 2
  • Dossiersaantal 12
  • Nietmachinesaantal 3
  • Pennenbakkenaantal 6

Communicatie

  • Informatiebordenaantal 6
  • Flip-overaantal 2
  • Informatiedisplaysaantal 6
  • Tafelnaambordjesaantal 12

Schoonmaak

  • Schoonmaakkar
  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Bezem en blik

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Reserveer de spreekkamers en privacywanden uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Controleer per kamer of gesprekken buiten de ruimte niet goed verstaanbaar zijn en of er voldoende verlichting en stoelen staan.
  • Verstuur uitnodigingen en publiceer de inloopinformatie minimaal 10 dagen voor het spreekuur. Vermeld duidelijk of bezoekers zonder afspraak welkom zijn, waar ze zich melden en welke onderwerpen aan bod komen.
  • Plan spreekuren pas nadat je de vragen en onderwerpen hebt geïnventariseerd. Houd per gesprek een vast tijdsblok aan en laat tussen twee gesprekken 5 tot 10 minuten vrij voor uitloop en registratie.
  • Test laptops, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk 1 werkdag vooraf. Leg laptopladers, pennen, clipboards en registratiemateriaal bij de ontvangstbalie klaar; zo hoeft de ontvangst niet tijdens de inloop te zoeken.
  • Richt de ontvangstbalie minstens 30 minuten voor opening in en zet informatieborden en wegwijzers op ooghoogte. Zet dranken koud en hapjes klaar, maar bewaar dossiers en andere persoonsgegevens in een documentbox met slot.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sociaal wijkspreekuur organiseren?
Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, spreekkamers en wijkpartners. Verstuur de uitnodigingen en zet de online informatie ongeveer 10 dagen voor het spreekuur klaar.
Hoeveel tijd moet ik rekenen per gesprek tijdens een wijkspreekuur?
Plan per bezoeker een vast blok en houd daarnaast 5 tot 10 minuten tussen gesprekken vrij voor registratie en uitloop. Zo voorkom je dat de ontvangstbalie en de spreekkamers direct vollopen.
Wat moet ik regelen voor privacy tijdens een sociaal wijkspreekuur?
Gebruik aparte spreekkamers of privacywanden en bewaar dossiers en ingevulde formulieren in een documentbox met slot. Controleer uiterlijk 1 dag vooraf of gesprekken niet vanuit de wachtruimte te volgen zijn.
Wanneer moet ik de techniek voor een wijkspreekuur testen?
Test laptops, printer, laders, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk 1 werkdag vooraf. Controleer op de dag zelf nog 30 minuten voor opening of alles werkt en of er een alternatief voor printen beschikbaar is.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.