Soziale Sprechstunde im Stadtteil organisieren: Checkliste
Eine soziale Sprechstunde braucht mehr als einen reservierten Raum. Du musst Beratungsgespräche vertraulich organisieren, Anmeldungen und Datenschutz klären und den Ablauf am Empfang verständlich machen. Plane außerdem genug Zeit für Themenabfrage, Sprechzeiten und die Einrichtung der einzelnen Sprechzimmer ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung – inklusive Ausstattung, Beschilderung, Getränken und Aufgaben, die am Veranstaltungstag oft zu spät erledigt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Sprechzimmer reservieren
Kontakt zu Stadtteilpartnern aufnehmen
2 Personen
Info für den Einlass erstellen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Informationen online veröffentlichen
Anmeldeformular erstellen
Datenschutzerklärung vorbereiten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Fragen und Themen inventarisieren
2 Personen
Sprechzeiten planen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Einkaufen gehen
2 Personen
Formulare und Schilder drucken
Technik testen
2 Personen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Getränke kalt stellen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Sprechzimmer einrichten
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Sichtschutzwände aufstellen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Event
Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Besucher an das Sprechzimmer verweisen
2 Personen
Hilfegesuche inhaltlich besprechen
6 Personen
Folgetermine festlegen
3 Personen
Eilfragen weiterleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Formulare nachfüllen
Letzte Besucher anmelden
2 Personen
Sprechzimmer abschließen
3 Personen
Personendaten sicher aufbewahren
2 Personen
Nachbereitung
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Folgetermine bestätigen
2 Personen
Registrierungsdaten verarbeiten
2 Personen
Verbleibende personenbezogene Daten vernichten
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- Empfangstresen
- SichtschutzwändeAnz. 4
- Garderobenständer
- AbfallbehälterAnz. 3
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- Laptop-LadegeräteAnz. 6
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- MobiltelefoneAnz. 4
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 4
Geschirr
- TassenAnz. 40
- GläserAnz. 40
- WasserkannenAnz. 3
- TeelöffelAnz. 40
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 3
Registrierung
- KlemmbretterAnz. 12
- Dokumentenbox mit SchlossAnz. 2
- AkteAnz. 12
- TackerAnz. 3
- StiftehalterAnz. 6
Kommunikation
- InfotafelnAnz. 6
- FlipchartAnz. 2
- InformationsdisplaysAnz. 6
- TischnamensschilderAnz. 12
Reinigung
- Reinigungswagen
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und Kehrblech
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere nicht nur die Location, sondern auch die einzelnen Sprechzimmer frühzeitig. Plane pro Beratungsraum ausreichend Platz für Tisch, zwei bis drei Stühle und eine Sichtschutzwand ein.
- Lege die Sprechzeiten erst fest, nachdem du Fragen und Themen gesammelt hast. Rechne pro Gespräch mit einem festen Zeitfenster und halte zusätzlich mindestens 15 Minuten Puffer für verspätete oder längere Gespräche frei.
- Bereite den Einlass spätestens am Vortag vor: Anmeldeformular, Datenschutzhinweise, Wegweiser und Namensschilder sollten gedruckt und an der Empfangstheke einsortiert sein. Für vertrauliche Unterlagen gehört eine abschließbare Dokumentenbox an den Empfang.
- Teste Laptops, Ladegeräte, Drucker und Verlängerungskabel vor dem Aufbau gemeinsam. Prüfe dabei auch die Mobiltelefone und stelle sicher, dass in jedem Sprechzimmer eine funktionierende Schreibtischlampe vorhanden ist.
- Kümmere dich mindestens zwei Stunden vor Beginn um Kaffee, Wasser und Snacks. Stelle Tassen, Gläser, Wasserkannen und Serviertabletts bereit und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche, statt erst beim Eintreffen der Gäste nachzufragen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine soziale Sprechstunde im Stadtteil organisieren?
- Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Raumreservierung und dem Kontakt zu Stadtteilpartnern. Einladungen und Online-Informationen sollten spätestens zwei Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden, damit Anmeldungen und Themen rechtzeitig eingehen.
- Wie viele Sprechzimmer braucht eine soziale Sprechstunde?
- Plane mindestens ein separates Sprechzimmer pro gleichzeitig eingesetzter Beratungsperson. Zusätzlich brauchst du einen eigenen Empfangsbereich; bei mehreren Räumen sollten Wegweiser und Sichtschutz bereits beim Aufbau eindeutig positioniert werden.
- Was muss beim Datenschutz für eine soziale Sprechstunde beachtet werden?
- Bereite die Datenschutzerklärung vor der Anmeldung vor und lege fest, welche Angaben du wirklich benötigst. Anmeldedaten und Gesprächsunterlagen sollten während der Veranstaltung in einer abschließbaren Dokumentenbox oder einem verschlossenen Raum liegen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer sozialen Sprechstunde?
- Plane für den Aufbau mindestens zwei Stunden ein. Darin enthalten sind Tische und Stühle, Empfangstheke, Sprechzimmer, Sichtschutz, Beschilderung, Techniktest sowie das Bereitstellen von Anmeldematerial, Getränken und Snacks.
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