Checklist pour organiser une consultation sociale de quartier

Une consultation sociale de quartier demande une préparation précise pour que les habitants sachent où aller, à qui parler et comment poser leurs questions. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’à l’installation des salles. Prévoyez des espaces de réunion distincts, un accueil visible et des solutions pour protéger la confidentialité. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les tests techniques doivent être réglés avant le jour de la consultation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver des salles de réunion
Contacter les partenaires de quartier
2 personnes
Rédiger les informations d’accueil
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations en ligne
Créer le formulaire d’inscription
Préparer le texte de confidentialité
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recenser les questions et les sujets
2 personnes
Planifier les permanences
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les formulaires et les panneaux
Tester la technique
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les salles de consultation
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les cloisons de confidentialité
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Orienter les visiteurs vers la salle de consultation
2 personnes
Discuter du contenu des questions d’aide
6 personnes
Planifier les rendez-vous de suivi
3 personnes
Orienter les questions urgentes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner les formulaires
Enregistrer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les salles de réunion
3 personnes
Ranger les données personnelles en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Confirmer les rendez-vous de suivi
2 personnes
Traiter les données d’inscription
2 personnes
Détruire les données personnelles restantes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Accueil
Panneaux de confidentialitéqté 4
Porte-manteau
Poubellesqté 3

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Chargeurs d’ordinateur portableqté 6
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4

Éclairage

Lampes de bureauqté 4

Vaisselle

Tassesqté 40
Verresqté 40
Carafes d’eauqté 3
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 3

Inscription

Presse-papiersqté 12
Boîte de documents avec serrureqté 2
Dossiersqté 12
Agrafeusesqté 3
Pots à crayonsqté 6

Communication

Panneaux d'informationqté 6
Paperboardqté 2
Présentoirs d'informationqté 6
Panneaux de nom de tableqté 12

Nettoyage

Chariot de nettoyage
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations au moins 3 semaines avant la consultation et prévoyez un formulaire d’inscription avec les besoins alimentaires, les sujets à aborder et les informations de confidentialité.
Regroupez les questions reçues avant le jour J, puis répartissez-les par thème et par salle. Cela évite de perdre du temps pendant les permanences et aide les partenaires à se préparer.
Vérifiez l’accessibilité au moins 7 jours avant : entrée, circulation entre les tables, sanitaires et emplacement des salles de consultation. Signalez clairement chaque espace avec des panneaux visibles.
Testez les ordinateurs, l’imprimante, les rallonges et les multiprises la veille. Gardez les chargeurs et un téléphone disponible à l’accueil pour résoudre rapidement un problème d’inscription.
Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas avant l’arrivée du public. Installez l’accueil, les formulaires, les dossiers et la boîte de documents verrouillée dans un ordre qui permet de recevoir une personne en moins de 3 minutes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une consultation sociale de quartier ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Faites un rappel 5 à 7 jours avant, avec l’adresse, les horaires, les modalités d’inscription et les informations pratiques sur l’accessibilité.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la consultation ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Comptez ce temps pour installer les tables et les chaises, aménager les salles, poser les cloisons de confidentialité, préparer l’accueil et tester la technique.
Comment organiser l’inscription le jour de la consultation ?: Prévoyez un point d’accueil clairement indiqué et préparez les formulaires, les dossiers et les presse-papiers avant l’arrivée des participants. Une personne devrait pouvoir être enregistrée en 3 minutes environ lorsque les documents sont prêts.
Quand vérifier l’accessibilité et la confidentialité des salles ?: Faites une première vérification au moins 7 jours avant, puis un contrôle final le jour même, avant l’ouverture. Testez notamment les circulations, l’accès aux salles et la visibilité des échanges depuis les espaces d’attente.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.