LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Smaakroute organiseren: checklist van plan tot laatste stop

Een smaakroute staat of valt met een haalbare route en eetpunten die precies weten wat je verwacht. Leg eerst datum, start- en eindpunt en loopafstand vast; regel daarna reserveringen, vergunningen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en allergieën ruim vóór je de menukaart en proefporties definitief maakt. In de laatste week controleer je routekaarten, servies, koelboxen, dranken en de definitieve deelnemerslijst. Zo voorkom je dat een stop te veel gasten krijgt of dat een allergie pas aan tafel wordt gemeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Deelnemende eetpunten benaderen

    2 personen

  • Reserveringen bij eetpunten maken

    2 personen

  • Vergunningen en meldingen controleren

  • Start- en eindpunt vastleggen

    2 personen

  • Route en loopafstand bepalen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen registreren

  • Dieetwensen verzamelen

  • Allergieën met eetpunten delen

    2 personen

  • Menukaart samenstellen

    3 personen

  • Proefporties per stop bepalen

    3 personen

  • Routekaart ontwerpen

  • Routekaart laten drukken

  • Deelnemerslijst bevestigen

  • Definitieve dieetlijst delen

    2 personen

  • Eetpunten opnieuw bevestigen

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Routekaarten sorteren

    2 personen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Proefglazen en servies controleren

    2 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen en statafels plaatsen

    3 personen

  • Startpunt inrichten

    2 personen

  • Routebordjes plaatsen

    2 personen

  • Informatieborden plaatsen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Servies en bestek klaarzetten

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Dieetvrije porties markeren

    2 personen

  • Menukaarten neerleggen

    2 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Betaal- en contactgegevens klaarleggen

  • Briefing voor routebegeleiders geven

    3 personen

Event

  • Aanmeldtafel bemannen

    2 personen

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Routekaarten uitdelen

    2 personen

  • Naambadges uitdelen

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Route en veiligheidsregels uitleggen

    2 personen

  • Proefhapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Servies en glazen aanvullen

    2 personen

  • Routebordjes controleren

    2 personen

  • Deelnemers naar stops begeleiden

    3 personen

  • Allergeneninformatie verstrekken

    2 personen

  • Tafels tussentijds afruimen

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Hapjes bij de stops aanvullen

    4 personen

  • Koffie en thee schenken

    2 personen

  • Eindpunt gereedmaken

    2 personen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Eetpunten afsluiten

    3 personen

  • Overgebleven eten koelen

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Routebordjes weghalen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Materialen drogen en opbergen

    2 personen

  • Overgebleven boodschappen sorteren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Afval naar inzamelpunt brengen

    2 personen

  • Routekaarten en badges recyclen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 8
  • Statafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 36
  • Buffettafelsaantal 6
  • Tafelkledenaantal 10
  • Krukkenaantal 12

Servies

  • Bordenaantal 100
  • Dessertbordjesaantal 100
  • Glazenaantal 120
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Messenaantal 100
  • Vorkenaantal 100
  • Lepelsaantal 100
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerschalenaantal 18
  • Serveertangenaantal 12
  • Serveerbladenaantal 8
  • Karaffenaantal 10
  • Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 6
  • Warmhoudbakkenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Thermometersaantal 4

Keuken

  • Snijplankenaantal 8
  • Koks messenaantal 6
  • Maatbekersaantal 4
  • Mengkommenaantal 8
  • Koelelementenaantal 24
  • Aluminiumfolieaantal 4
  • Vershoudbakkenaantal 20

Decoratie

  • Routebordjesaantal 12
  • Informatiebordenaantal 8
  • Menukaartenhoudersaantal 12
  • Slingersaantal 12
  • Tafeldecoratieaantal 12
  • Naambadgesaantal 80
  • Badgehoudersaantal 80
  • Krijtbordenaantal 8

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Afvalscheidingsbakkenaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakdoekenaantal 20
  • Afwasborstelsaantal 4
  • Handzeepdispensersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan per eetpunt een concreet tijdsblok en controleer of de loopafstand tussen twee stops haalbaar blijft. Reserveer extra tijd voor het verzamelen van de groep en voor een uitloop van 10 tot 15 minuten.
  • Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk bij de aanmelding uit en deel de definitieve lijst opnieuw met elk eetpunt. Doe dat niet alleen met de organisator, maar rechtstreeks met de mensen die de proefporties bereiden.
  • Bepaal vooraf hoeveel proefporties iedere stop serveert en hoeveel glazen, borden en bestek daarvoor nodig zijn. Tel daarna ook een kleine reserve mee, zodat een gevallen bord of extra deelnemer de route niet stillegt.
  • Laat de routekaart niet pas op de dag zelf maken: controleer de route eerst lopend en laat de definitieve versie daarna drukken. Sorteer de kaarten per groep en leg naambadges vóór de ontvangst klaar.
  • Controleer in de laatste 24 uur alle praktische zaken op locatie: gevulde koelboxen, koude dranken, warmhoudbakken, koffiezetapparaten, waterkokers, verlengsnoeren en stekkerdozen. Bevestig diezelfde dag ook opnieuw de aankomsttijd en proefporties bij de eetpunten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een smaakroute te organiseren?
Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en eetpunten. Gebruik de laatste 7 dagen voor dieetlijsten, routekaarten, boodschappen en een herbevestiging van alle reserveringen.
Hoeveel eetpunten plan je voor een smaakroute?
Plan meestal 3 tot 5 eetpunten, afhankelijk van de loopafstand en de grootte van de proefporties. Houd per stop ongeveer 30 tot 45 minuten aan en voeg tussen stops 10 tot 15 minuten looptijd toe.
Wanneer moet je allergieën voor een smaakroute doorgeven?
Verzamel allergieën direct bij de aanmelding en sluit de lijst uiterlijk 7 dagen voor de route. Deel de definitieve versie daarna opnieuw met alle eetpunten en controleer de informatie nog één keer in de laatste 24 uur.
Hoeveel drank moet je voorzien tijdens een smaakroute?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas daarna aan op de lengte van de route. Zet dranken vooraf koud in koelboxen en houd water beschikbaar bij iedere stop.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!