Checklist pour organiser un Parcours des saveurs

Un Parcours des saveurs demande plus qu’une suite de réservations : il faut coordonner l’itinéraire, les horaires et chaque étape de dégustation. Cette checklist suit l’ordre logique, de la fixation de la date jusqu’aux boissons mises au frais. Elle aide aussi à éviter les oublis fréquents, comme les allergies transmises trop tard ou les cartes non triées. Utilise-la pour répartir les 71 tâches et vérifier les 50 éléments nécessaires avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Contacter les points de restauration participants
2 personnes
Faire les réservations aux points de restauration
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Définir le point de départ et d’arrivée
2 personnes
Déterminer l’itinéraire et la distance de marche
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les allergies avec les points de restauration
2 personnes
Composer le menu
3 personnes
Définir les portions de dégustation par étape
3 personnes
Concevoir la carte d'itinéraire
Faire imprimer la carte de l'itinéraire
Confirmer la liste des participants
Partager la liste alimentaire définitive
2 personnes
Reconfirmer les points de restauration
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les cartes d'itinéraire
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les verres de dégustation et la vaisselle
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
Aménager le point de départ
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Marquer les portions sans allergènes
2 personnes
Disposer les menus
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer les informations de paiement et de contact
Faire le briefing des accompagnateurs de parcours
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
Vérifier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’aux arrêts
3 personnes
Fournir les informations sur les allergènes
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les snacks aux arrêts
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Préparer l’arrivée
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Fermer les points de restauration
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Trier les courses restantes
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Recycler les cartes d'itinéraire et les badges

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 6
Nappesqté 10
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 10
Thermosqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Thermomètresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Décoration

Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Présentoirs à menusqté 12
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence 6 à 8 semaines avant la date : fixe l’itinéraire, contacte les points de restauration et vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations.
Définis les portions de dégustation pour chaque étape et compose le menu avant de confirmer les réservations. Cela permet aux restaurants de prévoir les quantités et de signaler les contraintes.
Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis transmets les allergies aux points de restauration au moins 7 jours avant l’événement. Renvoie la liste définitive après la clôture des inscriptions.
Prévois une carte imprimée par participant, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires. Trie-les avant le jour J et prépare aussi les badges nominatifs pour accélérer l’accueil.
La veille, vérifie la vaisselle, les verres de dégustation, les glacières et les rallonges. Mets les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes au départ, sans oublier les thermomètres pour contrôler les températures.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un Parcours des saveurs ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer la date, réserver les points de restauration, vérifier les autorisations et gérer les inscriptions.
Quand demander les allergies des participants ?: Demande-les dès l’envoi des invitations et fixe une date limite au moins 10 jours avant l’événement. Partage ensuite la liste alimentaire définitive avec les restaurants 7 jours avant le parcours.
Combien de portions prévoir par étape ?: Définis une portion précise pour chaque étape au moment de composer le menu, puis réserve une marge d’environ 10 % pour les imprévus. Le nombre exact dépend du nombre confirmé de participants et des dégustations prévues.
Que préparer la veille d’un Parcours des saveurs ?: La veille, rassemble le matériel, trie les cartes, prépare les badges, vérifie la vaisselle et remplis les glacières. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant le départ et reconfirme les points de restauration.

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