Checklist voor een goed georganiseerde slipcursus

Een slipcursus vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en auto’s regelen. Je moet deelnemers tijdig instrueren, betalingen en vrijwaringsformulieren bijhouden en op de dag zelf de ontvangst, veiligheid en catering klaarzetten. Deze checklist volgt de voorbereiding van reservering tot afronding, zodat je weet wat eerst moet en wat pas vlak voor de cursus nodig is. Let vooral op route-informatie, weersverwachting, brandstof en materialen: die worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Slipcursuslocatie reserveren
Cateringafspraken maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Betalingen controleren
Route naar locatie delen
Deelnemersinstructies versturen
Weersverwachting controleren
Programma definitief bevestigen
Cateringbestelling bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Deelnemerslijst printen
Vrijwaringsformulieren printen
Muziek afspeellijst samenstellen
Auto's en brandstof controleren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Muziek en speaker testen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Vrijwaringsformulieren laten tekenen
Koffie en thee serveren
2 personen
Veiligheidsbriefing bijwonen
12 personen
Groepen en startvolgorde indelen
2 personen
Deelnemers naar baan begeleiden
2 personen
Slipoefeningen begeleiden
2 personen
Water en frisdrank bijvullen
Groepsfoto maken
Hapjes serveren
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Prijsuitreiking verzorgen
Muziek verzorgen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inladen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Facturen en borg controleren
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 14
Klaptafelkleedaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 18
Besteksetsaantal 18
Koffiekopjesaantal 18
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Telefoonladersaantal 3

Sportmateriaal

Veiligheidsvestenaantal 14
Verkeerskegelsaantal 12
Startnummerkaartenaantal 14
Stopwatchesaantal 3
Prijzenaantal 3
Paraplu'saantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Aluminiumfolie
Vershoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Emmersaantal 2
Bezem en blik
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de deelnemersinstructies uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet de route, aankomsttijd, parkeerinformatie, benodigde kleding en eventuele documenten bij elkaar in één bericht.
Houd de deelnemerslijst actueel tot op de ochtend zelf. Controleer naast aanmeldingen ook betalingen, dieetwensen en de aanwezigheid van geprinte vrijwaringsformulieren.
Plan de weers- en autob controle niet pas op de dag zelf. Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en controleer auto's en brandstof uiterlijk de avond ervoor.
Richt de ontvangst in voordat deelnemers arriveren. Zet de registratietafel, deelnemerslijst, formulieren, stoelen en parkeerroute minstens 30 minuten voor de eerste aankomst klaar.
Maak catering en dranken los van het cursusmateriaal gereed. Bevestig de bestelling vooraf, koel dranken tijdig en zet koffie, thee, bekers, servies en afvalbakken op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een slipcursus organiseren?: Reserveer de slipcursuslocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan, zodat je minstens 2 weken hebt voor aanmeldingen en betalingen.
Wat moet ik deelnemers voor een slipcursus toesturen?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de route, aankomsttijd, parkeerinformatie en deelnemersinstructies. Vermeld ook welke documenten nodig zijn en vraag dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de catering door.
Wanneer controleer ik het weer voor een slipcursus?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de cursus. Gebruik die controle om deelnemers tijdig te informeren en paraplu’s of andere voorbereidingen klaar te zetten.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor openen, parkeren aanwijzen, registratie, materialen en catering. Zet de ontvangstruimte en registratietafel uiterlijk 30 minuten voor de eerste aankomst volledig klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.