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Slalomkurs organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Slalomkurs braucht mehr Vorbereitung als nur eine abgesperrte Strecke und ein paar Fahrzeuge. Du musst Teilnehmer anmelden, Zahlungen und Haftungserklärungen im Blick behalten, Autos und Kraftstoff prüfen und den Ablauf vor Ort klar strukturieren. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Geländes bis zum Empfang, der Registrierung und der Verpflegung. Besonders hilfreich ist sie in den letzten sieben Tagen, wenn Wetter, Catering und Teilnehmerzahl endgültig feststehen müssen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location für den Schleuderkurs reservieren

  • Catering-Vereinbarungen treffen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Zahlungen prüfen

  • Weg zum Veranstaltungsort teilen

  • Teilnehmeranweisungen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Programm endgültig bestätigen

  • Cateringbestellung bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Haftungsausschlussformulare drucken

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Autos und Kraftstoff prüfen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Parkplätze zuweisen

    2 Personen

  • Empfangsbereich einrichten

    3 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Musik und Lautsprecher testen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Haftungsausschlüsse unterschreiben lassen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Sicherheitsbriefing besuchen

    12 Personen

  • Gruppen und Startreihenfolge einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer zur Bahn begleiten

    2 Personen

  • Schlupfübungen begleiten

    2 Personen

  • Wasser und Softdrinks nachfüllen

  • Gruppenfoto machen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Preisverleihung durchführen

  • Musik organisieren

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien einladen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Rechnungen und Kaution prüfen

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 4
  • StühleAnz. 14
  • KlapptafeldeckeAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • TellerAnz. 18
  • BestecksetsAnz. 18
  • KaffeetassenAnz. 18
  • ServierschalenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • TelefonladegeräteAnz. 3

Sportmaterial

  • SicherheitswestenAnz. 14
  • VerkehrskegelAnz. 12
  • StartnummernkartenAnz. 14
  • StoppuhrenAnz. 3
  • PreiseAnz. 3
  • RegenschirmeAnz. 4

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4
  • Aluminiumfolie
  • FrischhaltedosenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 8
  • EimerAnz. 2
  • Besen und Kehrblech
  • WischmoppAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schicke die Teilnehmeranweisungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Slalomkurs. Füge Anfahrt, Parkzuweisung, Startzeit, benötigte Unterlagen und einen Hinweis zu wetterfester Kleidung bei.
  • Drucke die Teilnehmerliste und Haftungsausschlussformulare am Vortag aus und nimm jeweils einige zusätzliche Exemplare mit. So hält eine fehlende Unterschrift die Registrierung nicht auf.
  • Prüfe Autos und Kraftstoff spätestens am Tag vor dem Kurs. Plane außerdem Ladegeräte und eine Möglichkeit zum Nachladen von Telefonen ein, damit Zeitmessung und Kommunikation nicht an einem leeren Akku scheitern.
  • Kontrolliere die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Lege Regenschirme, Sicherheitswesten und eine trockene Aufbewahrung für Unterlagen bereit.
  • Baue den Registrierungstisch mindestens 45 Minuten vor Beginn auf. Stelle Startnummernkarten, Stoppuhren, Teilnehmerliste, Kaffee und Tee getrennt voneinander bereit, damit die Anmeldung zügig läuft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Slalomkurs organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Geländes und der Einladung. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Zahlungen, Ernährungswünsche und die Teilnehmerliste geprüft sein.
Was muss ich den Teilnehmern vor einem Slalomkurs schicken?
Versende die Informationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Dazu gehören Anfahrt, Parkregelung, Startzeit, Ablauf, Hinweise zu Fahrzeugen und Kraftstoff sowie die nötigen Haftungsausschlussformulare.
Wann soll die Strecke für den Slalomkurs vorbereitet werden?
Öffne die Location mindestens 60 Minuten vor dem ersten Start. In dieser Zeit kannst du Verkehrskegel und Startnummernkarten auslegen, Sicherheitswesten verteilen, die Zeitmessung prüfen und den Empfang einrichten.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Slalomkurs?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten spätestens 2 Stunden vor Beginn gekühlt werden, damit sie zur Ankunft der Teilnehmer bereitstehen.

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