Checklist pour organiser un cours de dérapage
Un cours de dérapage demande plus de préparation qu’une simple sortie entre passionnés. Il faut coordonner le lieu, les inscriptions, les paiements, les voitures et les consignes de sécurité, tout en prévoyant un accueil fonctionnel par temps froid. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’ouverture du site. Elle attire aussi l’attention sur les éléments souvent oubliés : besoins alimentaires, formulaires de décharge, carburant, itinéraire et boissons chaudes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu du stage de conduite sur glace
Organiser les prestations de traiteur
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les paiements
Partager l’itinéraire vers le lieu
Envoyer les instructions aux participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer définitivement le programme
Confirmer la commande traiteur
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Imprimer la liste des participants
Imprimer les formulaires de décharge
Composer la playlist musicale
Contrôler les voitures et le carburant
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Attribuer les places de parking
2 personnes
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
Préparer la table d'inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la musique et les haut-parleurs
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Faire signer les formulaires de décharge
Servir le café et le thé
2 personnes
Assister au briefing de sécurité
12 personnes
Répartir les groupes et l’ordre de départ
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la piste
2 personnes
Encadrer les exercices de glissade
2 personnes
Réapprovisionner en eau et en boissons sans alcool
Prendre une photo de groupe
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Assurer la remise des prix
Fournir la musique
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Charger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier les factures et la caution
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 4
- Chaisesqté 14
- Nappes pliantesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 30
- Assiettesqté 18
- Couvertsqté 18
- Tasses à caféqté 18
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 4
Équipement
- Glacièresqté 3
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 2
- Multiprisesqté 2
- Chargeurs de téléphoneqté 3
Matériel de sport
- Gilets de sécuritéqté 14
- Cônes de signalisationqté 12
- Dossardsqté 14
- Chronomètresqté 3
- Prixqté 3
- Parapluiesqté 4
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteau de chefqté 2
- Louchesqté 4
- Papier aluminium
- Boîtes de conservationqté 6
- Thermosqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Seauxqté 2
- Balai et pelle
- Serpillièreqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et confirmez le programme plusieurs semaines à l’avance. Demandez aussi les règles d’accès, les horaires d’ouverture et les conditions d’annulation avant d’envoyer les invitations.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant le stage, puis vérifiez les paiements et les besoins alimentaires. Imprimez une liste actualisée des participants afin d’éviter les recherches à l’accueil.
- Contrôlez les prévisions météo 48 à 72 heures avant le cours et envoyez les dernières consignes dans le même délai. Indiquez l’itinéraire, l’heure d’arrivée, les vêtements adaptés et les documents à apporter.
- La veille, vérifiez chaque voiture et son niveau de carburant, refroidissez les boissons et rassemblez le matériel. Prévoyez des chargeurs, des rallonges et des multiprises : ils manquent souvent quand la journée se déroule loin des installations habituelles.
- Installez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : table d’inscription, places de parking, café, thé et formulaires de décharge. Gardez les gilets de sécurité, les cônes et les parapluies accessibles plutôt que rangés au fond d’un véhicule.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un cours de dérapage ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu, organiser le traiteur et lancer les inscriptions. Faites la confirmation finale du programme au plus tard 3 jours avant.
- Quand envoyer les consignes aux participants ?
- Envoyez les premières informations dès l’inscription, puis un rappel complet 48 à 72 heures avant le cours. Ce dernier message doit reprendre l’itinéraire, l’heure d’arrivée, les documents nécessaires et les recommandations liées à la météo.
- Que faut-il vérifier la veille d’un cours de dérapage ?
- Vérifiez les paiements, la liste des participants, les prévisions météo, les voitures et le carburant. Préparez aussi les formulaires de décharge, refroidissez les boissons et rassemblez tout le matériel au moins la veille au soir.
- Combien de boissons prévoir pour les participants ?
- Pour le premier accueil, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne, puis adaptez selon la durée du stage. Ajoutez du café et du thé en quantité suffisante, surtout si les participants arrivent tôt ou si la température est basse.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !