Zo organiseer je een slagersbeurs zonder last-minute gedoe

Begin met de locatie en datum, want die bepalen hoeveel standruimte, koeling en bezoekersbegeleiding je nodig hebt. Leg daarna de beursindeling vast en benader exposanten met duidelijke informatie over ruimte, programma, parkeren en aanmeldingen. Regel gekoeld transport en opslag ruim vóór de beurs; vlees en andere bederfelijke producten kun je niet op het laatste moment improviseren. Werk in de laatste week met een registratielijst, badges, plattegronden en een exposantenbrief, zodat de opbouw op de dag zelf vooral uitvoeren is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2 personen
2
Beursplattegrond maken
2 personen
3
Exposanten benaderen
2 personen
4
Exposanten registreren
2 personen
5
Standruimte toewijzen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma publiceren
2 personen
11
Catering reserveren
2 personen
12
Koeltransport reserveren
13
Parkeerinformatie versturen
14
Naambadges voorbereiden
2 personen
15
Plattegronden afdrukken
16
Exposantenbrief versturen
17
Registratielijst afdrukken
18
Voorraad controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Vlees gekoeld ontvangen
3 personen
21
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
22
Promotiemateriaal klaarleggen
2 personen
23
Standmaterialen sorteren
3 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
27
Standwanden opbouwen
6 personen
28
Koelingen aansluiten
3 personen
29
Kraampjes inrichten
6 personen
30
Bewegwijzering ophangen
3 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Proefgerechten voorbereiden
5 personen
33
Vlees portioneren
4 personen
34
Koude producten uitstallen
3 personen
35
Warme hapjes bereiden
4 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Registratiebalie inrichten
2 personen
39
Exposanten ontvangen
3 personen
40
Badge-uitgifte voorbereiden
2 personen
41
Laatste hygiënecontrole uitvoeren
2 personen

Event

42
Deuren openen
3 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Bezoekers verwijzen
2 personen
45
Exposanten ondersteunen
2 personen
46
Proeverijen serveren
5 personen
47
Warme hapjes serveren
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffetten aanvullen
3 personen
51
Temperaturen registreren
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
54
Voorraad gekoeld aanvullen
2 personen
55
Laatste proeverij serveren
3 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

57
Exposanten laten afbouwen
4 personen
58
Ongebruikte voeding verpakken
3 personen
59
Koelproducten terugplaatsen
2 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval scheiden
3 personen
62
Standmaterialen afbreken
6 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
64
Koelingen reinigen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
5 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Restafval afvoeren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen registreren
72
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Tafelsaantal 18
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Standwandenaantal 24
Tafelkleedaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 20

Apparatuur

Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Contactgrillsaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Digitale thermometersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koks messenaantal 12
Vleestangenaantal 12
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminium schalenaantal 30
Voedselbakkenaantal 24
Koelplatenaantal 18
Snijbestendige handschoenenaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 400
Haarnetjesaantal 100
Schortenaantal 20
Presentatieplateausaantal 24

Decoratie

Beursbannersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24
Naamkaartstandaardsaantal 30
Pijlbordenaantal 16
Achtergronddoekenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond voordat je exposanten definitief indeelt. Houd niet alleen rekening met standwanden en beursbalies, maar ook met looproutes, statafels, stoelen en ruimte voor koelboxen of koelkasten.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef de definitieve aantallen uiterlijk 7 dagen vóór de beurs door aan de catering. Zo voorkom je dat speciale maaltijden pas tijdens de ontvangst worden geregeld.
Plan het gekoelde vlees als een aparte logistieke stroom: reserveer koeltransport vooraf, controleer de ontvangst en wijs direct gekoelde opslag aan. Noteer wie de temperatuur controleert met een digitale thermometer.
Stuur parkeerinformatie en het programma samen met de exposantenbrief, bij voorkeur 10 tot 14 dagen vóór de beurs. Exposanten kunnen dan hun aankomst, standmaterialen en opbouwtijd plannen in plaats van op de ochtend zelf vragen te stellen.
Sorteer standmaterialen en apparatuur per zone voordat je de locatie opent. Leg stekkerdozen, verlengkabels, contactgrills, inductiekookplaten en warmhoudbakken klaar en voer vóór ontvangst van bezoekers een veiligheidscontrole uit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een slagersbeurs organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en exposanten. Verstuur uitnodigingen zodra de plattegrond en standruimte zijn uitgewerkt; plan de definitieve registratie, catering en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór de beurs.
Hoe regel je gekoeld vlees op een slagersbeurs?: Reserveer gekoeld transport vooraf en spreek een ontvangsttijd af die past bij de opening van de locatie. Controleer het vlees bij aankomst, leg het direct in een koelkast of koelbox en gebruik een digitale thermometer voor de registratie.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een slagersbeurs versturen?: Verstuur de eerste uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vóór de beurs, zodat aanmeldingen tijdig binnenkomen. Stuur parkeerinformatie, programma en praktische exposanteninformatie nogmaals 10 tot 14 dagen vóór de beurs.
Wat moet er op de beursdag als eerste gebeuren?: Open de locatie en voer vóór de opbouw een veiligheidscontrole uit. Controleer daarna de plattegrond, zet stands en tafels klaar, richt de registratie in en leg badges, plattegronden en materialen per zone klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.