Eine Metzgermesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mit Ort, Datum und Messeplan. Weise Standflächen erst zu, wenn du von den Ausstellern verbindliche Rückmeldungen hast, sonst musst du Tische, Standwände und Stromanschlüsse mehrfach umplanen.
• Verschicke Einladungen früh und setze eine klare Anmeldefrist. Erfasse neben den Zusagen auch Ernährungswünsche; für die endgültige Cateringmenge brauchst du diese Angaben spätestens einige Tage vor der Messe.
• Plane Kühltransport und Lagerung getrennt vom übrigen Catering. Kontrolliere bei der Annahme die Temperatur mit einem digitalen Thermometer und stelle sicher, dass Kühlschränke oder Kühlboxen vor der Anlieferung einsatzbereit sind.
• Sende Parkinformationen zusammen mit dem Ausstellerbrief und veröffentliche das Programm rechtzeitig. Drucke Lagepläne, Registrierungsliste und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens am Vortag.
• Führe vor dem Einlass eine Sicherheitskontrolle durch. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Kontaktgrills, Induktionskochplatten, Warmhaltebehälter und die freie Zugänglichkeit von Kühl- und Arbeitsbereichen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Metzgermesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum und Ausstellerkontakt. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen und Standflächen noch ohne Zeitdruck bearbeitet werden können.

Wann muss der Messeplan für eine Metzgermesse fertig sein?

Erstelle einen ersten Messeplan, sobald die wichtigsten Aussteller angefragt sind, spätestens 4 Wochen vor der Messe. Die endgültige Standflächenzuweisung sollte etwa 10 bis 14 Tage vorher stehen, damit der Ausstellerbrief und die Lagepläne stimmen.

Wie lange vorher muss man Catering und Kühltransport buchen?

Reserviere Catering und Kühltransport mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Melde die endgültige Personenzahl und besondere Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, sofern der Dienstleister keine frühere Frist verlangt.

Was muss am Tag der Metzgermesse zuerst passieren?

Öffne die Location früh genug für die Sicherheitskontrolle und die gekühlte Warenannahme, meist 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass. Danach richtest du Stände und Catering ein, legst Werbematerial bereit und stellst Registrierungsliste sowie Namensschilder an den Eingang.

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