Slagersbeurs organiseren: complete checklist

Een slagersbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en uitnodigingen. Je moet exposanten op tijd registreren, standruimte verdelen en het programma publiceren, maar ook gekoeld transport, opslag en temperatuurcontrole regelen. Deze checklist helpt je de beurs stap voor stap op te bouwen: van locatie en plattegrond tot badges, catering en de veiligheidscontrole bij opening. Vooral de logistiek rond vlees en de laatste controle van materialen worden vaak te laat opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum vastleggen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Exposanten benaderen
2 personen
Exposanten registreren
2 personen
Standruimte toewijzen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Koeltransport reserveren
Parkeerinformatie versturen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Plattegronden afdrukken
Exposantenbrief versturen
Registratielijst afdrukken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Vlees gekoeld ontvangen
3 personen
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
Promotiemateriaal klaarleggen
2 personen
Standmaterialen sorteren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Standwanden opbouwen
6 personen
Koelingen aansluiten
3 personen
Kraampjes inrichten
6 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Proefgerechten voorbereiden
5 personen
Vlees portioneren
4 personen
Koude producten uitstallen
3 personen
Warme hapjes bereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Badge-uitgifte voorbereiden
2 personen
Laatste hygiënecontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers verwijzen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Proeverijen serveren
5 personen
Warme hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetten aanvullen
3 personen
Temperaturen registreren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Voorraad gekoeld aanvullen
2 personen
Laatste proeverij serveren
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Exposanten laten afbouwen
4 personen
Ongebruikte voeding verpakken
3 personen
Koelproducten terugplaatsen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Standmaterialen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Koelingen reinigen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restafval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Tafelsaantal 18
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Standwandenaantal 24
Tafelkleedaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 20

Apparatuur

Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Contactgrillsaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Digitale thermometersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koks messenaantal 12
Vleestangenaantal 12
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminium schalenaantal 30
Voedselbakkenaantal 24
Koelplatenaantal 18
Snijbestendige handschoenenaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 400
Haarnetjesaantal 100
Schortenaantal 20
Presentatieplateausaantal 24

Decoratie

Beursbannersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24
Naamkaartstandaardsaantal 30
Pijlbordenaantal 16
Achtergronddoekenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie en datum eerst vast en maak daarna direct de beursplattegrond. Zo kun je exposanten gericht benaderen en voorkom je dat standruimtes later opnieuw moeten worden verdeeld.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef de definitieve aantallen tijdig door aan de cateraar. Tel registratiepersoneel en exposanten mee; zij gebruiken de catering vaak al vóór het programma begint.
Plan gekoeld transport en opslag afzonderlijk. Controleer bij ontvangst de temperatuur van het vlees met digitale thermometers en leg vooraf vast waar koelkasten en koelboxen staan.
Sorteer standmaterialen per exposant voordat de locatie opent. Controleer daarbij niet alleen beursbalies, tafels en standwanden, maar ook stekkerdozen, verlengkabels en tafelkleed.
Maak een openingsronde met drie controles: registratie en naambadges, looproutes en stroom, en voedselveiligheid. Doe die veiligheidscontrole voordat exposanten en bezoekers binnenkomen, niet tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een slagersbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en exposanten. Plan de uitnodigingen en registratie daarna in, zodat je uiterlijk 2 weken voor de beurs definitieve aantallen, dieetwensen en standindeling hebt.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een slagersbeurs?: Stuur de uitnodigingen zodra locatie, datum en voorlopige beursplattegrond vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Geef geregistreerde exposanten uiterlijk 2 weken voor de beurs hun standruimte, programma en parkeerinformatie.
Hoe regel ik gekoeld vlees tijdens een slagersbeurs?: Reserveer het koeltransport minstens 2 weken vooraf en bepaal vóór de beurs waar het vlees wordt ontvangen en opgeslagen. Meet de temperatuur direct bij ontvangst en controleer opnieuw voordat producten naar een stand of buffet gaan.
Wat moet ik op de ochtend van een slagersbeurs controleren?: Plan minimaal 60 minuten voor opening voor de laatste ronde. Controleer dan de registratielijst, naambadges, plattegronden, stroomvoorziening, koel- en warmhoudapparatuur, looproutes en de algemene veiligheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.