Zo organiseer je een Sinterklaasmarkt

Begin niet met versieren, maar met de locatie, vergunning en stroomvoorziening. Zodra de marktplek vaststaat, nodig je verkopers uit en leg je vast hoeveel kramen, vrijwilligers en bezoekers je verwacht. Daarna werk je de route, kraamindeling en veiligheidsmaatregelen uit. Plan de komst van Sinterklaas en de Pieten ruim vooruit en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouw, zichtbare bewegwijzering en een korte briefing voor iedere vrijwilliger.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Marktlocatie reserveren
2
Vergunning controleren
3
Kramen en verkopers uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Kramen indelen
2 personen
7
Sinterklaas en Pieten boeken
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Route en veiligheidsplan uitwerken
2 personen
13
Plattegrond voor bezoekers maken
14
Bewegwijzering ontwerpen
15
Marktkramen bevestigen
16
Vrijwilligersinstructies versturen
17
Contant wisselgeld opnemen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Decoratie sorteren
2 personen
20
Kruidnoten verpakken
3 personen
21
Geschenkpakketten klaarmaken
3 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Locatie schoon opleveren
3 personen
25
Tenten en kramen opbouwen
8 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
27
Stroom en verlichting aansluiten
3 personen
28
Versiering ophangen
4 personen
29
Kramen inrichten
8 personen
30
Kinderactiviteiten klaarzetten
3 personen
31
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
32
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen

Event

33
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
34
Bezoekers welkom heten
3 personen
35
Kramen bemannen
12 personen
36
Sinterklaas ontvangen
3 personen
37
Sinterklaasprogramma begeleiden
4 personen
38
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Warme dranken serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Kassa's afsluiten
2 personen
44
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

45
Kramen afbreken
8 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
5 personen
49
Decoratie en materialen sorteren
3 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 8
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 18
Afzethekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 200
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmwaterketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 5
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Kassa'saantal 3
Geldkistjesaantal 3

Decoratie

Sinterklaasbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Kunstmatige dennentakkenaantal 20
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 20
Naamstickersaantal 100

Activiteiten

Knutseltafelsaantal 4
Kleurpotlodenaantal 12
Stiftenaantal 12
Kinderschortenaantal 20
Kinderschaarsetsaantal 10
Knutselmattenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afwasteilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de marktlocatie en controleer de vergunning voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook meteen waar stroompunten zitten en of verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten nodig zijn.
Nodig verkopers tijdig uit en sluit de aanmeldingen enkele weken voor de markt. Maak daarna de kraamindeling, zodat je weet hoeveel marktkramen, partytenten, tafels en bewegwijzeringsborden nodig zijn.
Plan vrijwilligers per taak en stuur de instructies uiterlijk een week vooraf. Geef per ploeg een starttijd, verzamelpunt en verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld opbouw, kassa, routebegeleiding of opruimen.
Bestel catering pas nadat je aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Zet dranken kort voor de opening koud, bereid hapjes volgens een tijdschema en houd koffiezetapparaten, warmwaterketels en thermoskannen apart van de verkoopkramen.
Werk de bezoekersroute uit voordat je de decoratie ophangt. Plaats afzethekken en kabelmatten waar nodig, test luidsprekers en draadloze microfoon vooraf en leg contant wisselgeld en geldkistjes klaar vóór de eerste bezoeker komt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en het boeken van Sinterklaas en de Pieten. Nodig verkopers daarna uit en sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 tot 3 weken voor de markt.
Hoe deel je de kramen van een Sinterklaasmarkt in?: Maak de indeling nadat de verkopers zijn aangemeld en noteer per kraam de benodigde tafelruimte en stroom. Houd doorgangen vrij en werk de plattegrond en bewegwijzering minstens 1 week vooraf uit.
Wanneer regel je vrijwilligers voor een Sinterklaasmarkt?: Plan vrijwilligers zodra de openingstijden en opbouwtijd bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Stuur de definitieve instructies uiterlijk 7 dagen voor de markt, met taken, tijden en een contactpersoon.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig op een Sinterklaasmarkt?: Gebruik de definitieve aanmeldingen als basis en tel kinderen en volwassenen apart. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en bestel extra voor vrijwilligers en onverwachte bezoekers; verwerk dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.