Eine Sinterklausmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Sinterklausmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Sichere zuerst den Marktstandort und kläre die Genehmigung, bevor du Händler, Sinterklaus und Helfer fest einplanst. Danach folgen Standaufteilung, Besucherführung, Strom, Verpflegung und Sicherheitsplan. In den letzten Tagen geht es vor allem um Kruidnoten, Geschenkepäckchen, Beschilderung, Bargeld und einen Aufbauplan, damit am Markttag nichts Wesentliches fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Marktstandort reservieren
2
Genehmigung prüfen
3
Stände und Verkäufer einladen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Stände einteilen
2 Personen
7
Sinterklaas und Pieten buchen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
12
Route und Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
13
Besucherplan erstellen
14
Beschilderung entwerfen
15
Marktstände befestigen
16
Anweisungen für Freiwillige versenden
17
Bargeld zum Wechseln abheben
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Dekoration sortieren
2 Personen
20
Kruidnoten verpacken
3 Personen
21
Geschenkpäckchen vorbereiten
3 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Getränke kalt stellen
2 Personen
24
Ort sauber übergeben
3 Personen
25
Zelte und Stände aufbauen
8 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
27
Strom und Beleuchtung anschließen
3 Personen
28
Dekoration aufhängen
4 Personen
29
Stände einrichten
8 Personen
30
Kinderaktivitäten vorbereiten
3 Personen
31
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
32
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen

Event

33
Freiwillige empfangen
2 Personen
34
Besucher begrüßen
3 Personen
35
Stände besetzen
12 Personen
36
Sinterklaas empfangen
3 Personen
37
Sinterklaas-Programm begleiten
4 Personen
38
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Heiße Getränke servieren
2 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Abfall sammeln
2 Personen
43
Kassen abschließen
2 Personen
44
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

45
Stände abbauen
8 Personen
46
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Location reinigen
5 Personen
49
Dekoration und Materialien sortieren
3 Personen
50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
51
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 8
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 50
TischdeckenAnz. 18
AbsperrgitterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
ServiertablettsAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
HeißwasserkesselAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 5
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 10

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 10
KassenAnz. 3
GeldkassettenAnz. 3

Dekoration

Sinterklaas-BannerAnz. 2
WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 100
Künstliche TannenzweigeAnz. 20
WegweiserAnz. 12
TischschilderAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 100

Aktivitäten

BasteltischeAnz. 4
BuntstifteAnz. 12
StifteAnz. 12
KinderschürzenAnz. 20
KinderscherenAnz. 10
BastelmattenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
SpülwannenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Marktstandort und prüfe die Genehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Kläre dabei auch Zufahrt, Stromanschlüsse und die erlaubte Standfläche.
Lade Verkäufer früh ein und setze eine feste Anmeldefrist, idealerweise 4 Wochen vor dem Markt. Teile die Stände erst danach endgültig ein und drucke Tischschilder sowie Wegweiser.
Plane Besucherroute und Sicherheitsbereich vor dem Aufbau. Befestige Marktstände und Partyzelte, sichere Kabel mit Kabelmatten und halte Absperrgitter für Engstellen und den Auftritt von Sinterklaas bereit.
Teile Helfer mit konkreten Schichten ein und verschicke die Anweisungen spätestens 3 Tage vorher. Eine Person sollte für Kassen und Geldkassetten zuständig sein, eine weitere für Strom und Lautsprecher.
Bereite Kruidnoten, Geschenkepäckchen und Snacks am Vortag vor. Stelle Getränke erst kurz vor Beginn kalt und hebe Wechselgeld spätestens am letzten Werktag ab, damit die Kassen morgens einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sinterklausmarkt planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort und Genehmigung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Händler, Catering und Sinterklaas fest zugesagt haben.
Wie viele Helfer braucht eine Sinterklausmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede Hauptaufgabe ein: Aufbau, Kasse, Verpflegung, Besucherführung und Technik. Bei mehreren Ständen ist zusätzlich ungefähr ein Helfer je 20 bis 30 Besucher gleichzeitig sinnvoll.
Was muss am Tag vor der Sinterklausmarkt vorbereitet werden?: Verpacke Kruidnoten und Geschenkepäckchen, sortiere die Dekoration, beschrifte die Stände und stelle Helferunterlagen bereit. Getränke können in Kühlboxen vorgekühlt werden; der eigentliche Aufbau von Zelten und Ständen folgt meist am Veranstaltungstag.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Sinterklausmarkt?: Plane etwa 10 bis 15 Prozent des erwarteten Bargeldumsatzes als Wechselgeld ein, möglichst in vielen kleinen Scheinen und Münzen. Hole das Geld spätestens am letzten Werktag ab und verteile es morgens auf die Geldkassetten.

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